Çok kanalda fatura işi nerede dağılır?
Tek bir pazar yerinde satış yaparken fatura bir rutindir. İkinci pazar yeri, ardından kendi siteniz ve bir fiziksel mağaza eklendiğinde rutin parçalara ayrılır. Sık görülen belirtiler şunlardır:
- Her kanalın siparişi ayrı panelde, faturası ayrı ekranda.
- Bazı kanallarda fatura otomatik, bazılarında elle; kimin neyi kestiği belirsiz.
- Aynı müşteri farklı kanallardan alışveriş yaptığında kayıtlar dağınık.
- Numara sırası kanallar arasında karışıyor ya da kanal başına ayrı tutulmaya çalışılıyor.
- Stok, faturadan bağımsız güncellendiği için gün sonunda sayım farkı çıkıyor.
- Mali müşavir ay sonunda faturaları üç ayrı yerden istemek zorunda kalıyor.
Bu sorunların ortak çözümü, faturayı kanalların içinden çıkarıp tek bir merkeze almaktır. Kanallar sipariş üretmeye devam eder; fatura ise tek yerde, tek kurallarla kesilir.
Tek liste, tek sıra, tek arşiv
Tek sipariş listesi
eFaturan altyapısıyla çalışan earsivfaturaportal'da bağlı tüm kanalların siparişleri tek listeye düşer. Pazar yeri siparişi, sitenizden gelen sipariş, Satış Linki ile ödenen sipariş ve Excel'den içe aktardığınız siparişler aynı kurallarla faturalanır: bir siparişe yalnızca bir fatura, tutarı doğrulanamayan siparişe onay, alıcıya göre doğru belge.
Tek numara sırası
Faturalar seri ve yıl bazında boşluksuz numaralanır. Aynı anda üç kanaldan sipariş gelse bile numaralar sırayla verilir. Seri yapısını sade tutmanın nedenlerini fatura numarası ve seri yönetimi rehberinde anlattık.
Tek arşiv
Hangi kanaldan gelirse gelsin kesilen her fatura aynı arşivde durur. Mali müşaviriniz tek yerden görür ve indirir; Luca kullanıyorsa aktarım dosyası tek kaynaktan alınır. Müşteri hizmetleri de bir faturayı ararken hangi kanalın paneline bakacağını düşünmez; arşiv tektir.
Kanallara göre fatura farkları
Tek merkezde toplamak, kanalların farklarını yok saymak anlamına gelmez.
| Kanal | Sipariş nasıl gelir | Müşteriye iletim | Dikkat |
|---|---|---|---|
| Pazar yeri | Bağlantı ile otomatik | E-posta; destekleyen kanalda fatura linki | Kurumsal alıcıda belge türü |
| Kendi siteniz | Altyapı bağlantısı ya da Özel Entegrasyon | E-posta; altyapı destekliyorsa link | İnternet satışı bilgileri |
| Satış Linki | Ödeme gelince | E-posta | Ödeme yöntemi seçimi |
| Fiziksel mağaza / şube | Mağaza kanalı üzerinden | Müşterinin tercihine göre | Kasada hız |
| Toplu ya da dış satış | Excel'den içe aktarma | E-posta | Dosya biçiminin doğruluğu |
Fiziksel mağaza en çok gözden kaçan kanaldır. Online kanallar otomatik faturalanırken mağaza satışları ayrı bir programda ya da kâğıt üzerinde kalırsa numara sırası, arşiv ve stok yine ikiye bölünür. Mağazayı da bir kanal olarak tanımlamak, kasada kesilen faturanın online siparişlerle aynı düzende tutulmasını sağlar. Satış Linki ise sosyal medya ve mesajlaşma üzerinden gelen siparişleri bu düzenin dışında bırakmaz.
Pazar yeri tarafının ayrıntıları için pazar yeri faturalama, site tarafı için e-ticaret faturalama sayfalarına bakabilirsiniz.
Aynı müşteri, birden çok sipariş
Bazı müşteriler kısa aralıklarla birden çok sipariş verir; özellikle kurumsal alıcılar ve bayiler. Bu siparişleri tek faturada birleştirmek hem sizin hem alıcının işini kolaylaştırır. Örneğin kendi sitenizden ve Satış Linki ile aynı hafta sipariş veren bir bayiye ay içinde çok sayıda küçük fatura yerine daha az sayıda, derli toplu fatura gider; alıcının muhasebesi de bunu tercih eder. Farklı kanallardan gelen siparişleri birleştirmeden önce her kanalın sipariş başına fatura beklentisini göz önünde bulundurun; özellikle fatura linkinin siparişe iletildiği kanallarda her siparişin kendi faturasıyla eşleşmesi daha sade bir takip sağlar.
Stok, ekip ve yetki
Stok
Stok takibini kullanıyorsanız her kanaldan kesilen fatura portaldaki stoktan düşer. Ürün maliyetini girdiyseniz kanal fark etmeksizin satış başına kârı görürsünüz. Bu, kanalların kendi panellerindeki stok adetlerinden ayrı, sizin iç kaydınızdır. Ayrıntılar ön muhasebe sayfasında.
Ekip
Çok kanallı operasyonda fatura birden çok kişinin elinden geçer. Depo toplama listesiyle çalışır, müşteri hizmetleri iptal/iade ekranını izler, muhasebe gelen faturaları karşılar. Ekipte herkes yalnızca yetkisi kadarını görür.
Mobil erişim
Mağazada ya da depoda bilgisayar başına geçmek her zaman mümkün olmaz. Portal telefonun ana ekranına mobil uygulama olarak eklenebilir; bekleyen siparişlere ve onaya düşenlere telefondan bakılabilir.
Günlük operasyon rutini
- Sabah: Onaya düşen siparişleri kontrol edin; tutarı doğrulanamayan siparişlerin nedenine bakıp faturalayın.
- Gün içinde: Otomatik kesimin kapalı olduğu dönemlerde bekleyen siparişleri toplu faturalayın.
- Paketleme öncesi: Toplama listesini alın; tüm kanalların faturalanmış siparişleri tek listede hazırlanır.
- Gün sonu: İptal/iade ekranını gözden geçirin; gerekiyorsa iade faturalarını düzenleyin.
- Haftada birkaç kez: Gelen faturaları kontrol edin; ticari faturalarda 8 günlük yanıt süresini kaçırmayın.
- Ay sonu: Her kanalın satış faturalarını, o kanaldan gelen komisyon ve kargo faturalarıyla ve yapılan ödemelerle karşılaştırın.
Rutinin her adımı için bir sorumlu belirleyin. Çok kanallı operasyonda en sık yaşanan sorun, herkesin bir başkasının baktığını varsaymasıdır.
Çok kanallı düzene geçiş için sonraki adım
Kanallarınızı ve her birinden gelen sipariş hacmini iletişim sayfasından paylaşın. Kurulumda kanallar birlikte bağlanır, ilk faturalar deneme ortamında kontrol edilir. Bütün kanalları aynı gün bağlamak zorunda değilsiniz; en yoğun kanaldan başlayıp diğerlerini sırayla eklemek, sorunları kanal bazında ayırmayı kolaylaştırır. Bağlanabilen tüm kanalların listesi entegrasyonlar sayfasındadır.