Faturayı kim keser?
Pazar yerinde ürün sizin adınıza satılır; pazar yeri aracılık eder. Bu yüzden alıcıya satış faturasını satıcı olarak siz düzenlersiniz. Pazar yeri ise verdiği aracılık hizmeti için size komisyon ve hizmet faturası keser. Böylece aynı sipariş etrafında iki ayrı fatura ilişkisi oluşur:
| İlişki | Faturayı düzenleyen | Faturanın alıcısı |
|---|---|---|
| Ürün satışı | Satıcı | Siparişi veren müşteri |
| Komisyon ve hizmet bedeli | Pazar yeri | Satıcı |
Bazı pazar yerlerinde farklı satış modelleri de bulunabilir; örneğin pazar yerinin ürünü sizden satın alıp kendisinin sattığı modeller. Böyle bir modelde çalışıyorsanız fatura ilişkisi değişir. Bu rehber, satıcının doğrudan müşteriye sattığı yaygın modeli anlatır.
Alıcı tipine göre hangi belge?
Belge türünü alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı belirler.
| Alıcı | Belge | Not |
|---|---|---|
| Bireysel müşteri | e-Arşiv Fatura | TC kimlik numarası bilinmiyorsa 11111111111 kullanılabilir |
| e-Fatura mükellefi şirket | e-Fatura | Kayıt durumu GİB kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanır |
| e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan şirket | e-Arşiv Fatura | Vergi numarası ve vergi dairesiyle düzenlenir |
| Yabancı uyruklu alıcı | Duruma göre değişir | Ayrı kurallar vardır; mali müşavirinize danışın |
Kurumsal fatura talebi
Kurumsal fatura isteyen alıcı, vergi numarasını siparişte paylaşır. Bu numara için kayıt sorgulaması yapılmadan belge türüne karar vermeyin. Mükellef bir şirkete e-Arşiv fatura kesmek, sonradan düzeltme gerektiren bir hatadır. Vergi numarası eksik ya da hatalı görünüyorsa faturayı kesmeden önce alıcıyla teyit etmek, daha sonra yapılacak düzeltmeden daha az zahmetlidir.
İnternet satışı bilgileri
Pazar yeri satışı da internet satışıdır. e-Arşiv fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir ve faturada internet satışına ait bilgiler yer alır: web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim tarihi, taşıyıcı bilgisi gibi.
Kargo bedeli faturada nasıl yer alır?
Alıcı kargo ücreti ödediyse
Müşteriden ayrıca kargo ücreti alındıysa bu bedel satışın parçasıdır ve faturada yer almalıdır. Uygulamada kargo ücreti ayrı bir kalem olarak yazılır. Kargo kaleminin vergi oranını mali müşavirinizle netleştirin.
Kargo ücretsizse
Kargo müşteriye ücretsiz sunulduysa alıcının faturasında kargo bedeli olmaz. Kargo maliyeti sizin gideriniz olur ve size ayrıca faturalanır: pazar yerinin anlaşmalı kargo modelinde pazar yeri üzerinden, kendi anlaşmanızda kargo firmasından. Bu gelen faturaların takibi kargo ve komisyon faturaları rehberinde.
Komisyon satış faturasından düşülür mü?
Hayır. Satış faturası, müşteriye yapılan satışın bedelini gösterir. Pazar yerinin aldığı komisyon, sizinle pazar yeri arasındaki ayrı bir hizmet ilişkisidir ve pazar yerinin size kestiği faturayla belgelenir. Satış faturasını komisyon düşülmüş tutarla kesmek, gelir ve giderinizi olduğundan farklı gösterir.
İndirim ve kupon ise farklı bir konudur. İndirimin faturaya nasıl yansıyacağı, indirimi kimin karşıladığına göre değişebilir: sizin tanımladığınız bir indirim ile pazar yerinin kendi bütçesinden verdiği kupon aynı şekilde ele alınmayabilir. Bu konuda kendi uygulamanızı mali müşavirinizle belirleyin ve ekibinizle paylaşın.
Bir siparişin faturası adım adım
- Siparişin alıcısını belirleyin: bireysel mi, şirket mi?
- Şirketse vergi numarasıyla kayıt durumunu sorgulayın.
- Kalemleri, KDV oranlarını ve varsa kargo bedelini yazın.
- Fatura numarasının seri ve yıl bazında sırayla ilerlediğinden emin olun.
- Faturayı GİB sistemine iletin.
- Faturayı müşteriye e-postayla gönderin; pazar yeri fatura linkini kabul ediyorsa linki siparişe ekleyin.
Faturanın müşteriye ulaştırılması için faturanın müşteriye gönderilmesi rehberine bakabilirsiniz. Bu adımların tamamını eFaturan altyapısıyla otomatik yürütmek için pazar yeri faturalama sayfasını inceleyin; Trendyol'da satış yapıyorsanız Trendyol fatura entegrasyonu sayfası kanala özel ayrıntıları içerir.
Sık yapılan hatalar
Pazar yeri faturasında karşılaşılan hataların çoğu birkaç başlıkta toplanır. Elle çalışıyorsanız bunları kendi kontrol listenize, bir yazılım kullanıyorsanız yazılımın bunlara karşı nasıl davrandığını değerlendirme listenize ekleyin:
- Komisyon düşülmüş tutarla fatura kesmek. Satış faturası müşterinin ödediği bedeli göstermelidir.
- Mükellef şirkete e-Arşiv kesmek. Vergi numarası olan her alıcı için kayıt sorgulaması yapılmalıdır.
- Müşteriden alınan kargo ücretini faturaya yazmamak. Bu durumda fatura tutarı tahsil edilen tutarla örtüşmez.
- Aynı siparişe iki fatura kesmek. Ekipten iki kişinin aynı siparişle ilgilendiği yoğun günlerde sık görülür.
- Faturayı müşteriye ulaştırmayı atlamak. Kesilen fatura e-postayla ya da kanal linkiyle iletilmezse müşteri hizmetlerine soru olarak döner.
- Numara sırasında atlama. Elle numara verilen sistemlerde bir numaranın boş kalması ya da iki kez kullanılması mümkündür.
İptal ve iade
Fatura kesildikten sonra sipariş iptal edilir ya da ürün iade gelirse hangi belgenin kullanılacağı; iadenin zamanına, alıcının bireysel ya da kurumsal olmasına ve belge türüne göre değişir. e-Fatura mükellefi bir şirket iade ederken genellikle kendisi iade faturası düzenler; bireysel alıcıdan gelen iadelerde uygulama farklıdır. Bu ayrımı mali müşavirinizle netleştirin ve iade süreçlerini tek bir ekrandan takip edin. Her iade için aynı soruyu yeniden sormamak adına, kararlaştırdığınız uygulamayı kısa bir iç not olarak müşteri hizmetleri ve muhasebe ekibinizle paylaşın.