Önce vergi mükellefiyeti, sonra e-belge
E-ticaret sitesi bir satış kanalıdır; faturayı düzenleyen, sitenin arkasındaki işletmedir. Bu yüzden ilk adım vergi mükellefiyetinin açılmasıdır: şahıs şirketi ya da sermaye şirketi, faaliyet kodu, vergi dairesi kaydı. Bu kararları mali müşavirinizle verin. Mükellefiyetiniz başladıktan sonra faturayı hangi biçimde düzenleyeceğiniz gündeme gelir.
Bu sıralama önemlidir, çünkü fatura altyapısını seçerken soracağınız soruların çoğu (hangi alıcıya ne kesileceği, hangi seriyle başlanacağı, kimin erişeceği) işletmenin yapısına göre değişir.
e-Arşiv Fatura zorunlu mu?
Zorunluluk eşiği
İnternet üzerinden mal ve hizmet satan işletmeler için, belirli bir brüt satış hasılatı eşiğini aşanlara e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. Eşik tutarları ve geçiş süreleri dönem dönem güncellenir. Güncel tutarlar için GİB'in yürürlükteki düzenlemelerini kontrol edin; eşiğe yaklaşıp yaklaşmadığınızı mali müşavirinizle birlikte izleyin.
Eşiğin altındaysanız
Zorunluluk kapsamına girmeseniz de e-Arşiv faturaya gönüllü olarak geçebilirsiniz. İnternet satışında e-Arşiv fatura müşteriye elektronik ortamda iletildiği için paketin içine kâğıt fatura koyma işi ortadan kalkar ve arşiv tek yerde tutulur. Sipariş sayınız arttıkça bu fark operasyonda hissedilir. Büyümeyi planlıyorsanız eşiği beklemeden geçmek, geçişi sakin bir dönemde yapmanızı sağlar.
e-Fatura kaydıyla ilişkisi
e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanmak için e-Fatura uygulamasına da kayıtlı olmak gerekir. Dayanak, bu düzenlemeleri bir arada toplayan 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'dir. Başvuru adımlarını GİB'in güncel duyurularından kontrol edin.
İnternet satışı faturasında neler bulunur?
Faturada yer alacak bilgiler
İnternet satışında düzenlenen e-Arşiv fatura, alıcıya elektronik ortamda iletilir. Faturada standart bilgilerin yanında internet satışına ait bilgiler de yer alır:
- Satışın yapıldığı web adresi
- Ödeme şekli ve ödeme tarihi
- Gönderim tarihi
- Taşıyıcı (kargo firması) bilgisi
Sitenizin bu bilgileri tutması
Bu bilgilerin faturaya eksiksiz geçmesi için sitenizin sipariş kayıtlarında da bulunması gerekir. Siteyi kuran ekiple ödeme ve kargo bilgilerinin siparişe nasıl işlendiğini konuşun. Hazır bir altyapı kullanıyorsanız kargo entegrasyonunun gönderim tarihini ve taşıyıcıyı siparişe yazdığından emin olun. Müşteriye iletim yöntemleri için faturanın müşteriye gönderilmesi rehberine bakabilirsiniz.
Bireysel ve kurumsal müşteri
Sitenizden alışveriş yapanların çoğu bireysel olabilir, ama şirketler de sipariş verir. İki gruba doğru belge kesmek için ödeme sayfanızın şu bilgileri toplayabilmesi gerekir:
| Müşteri | Toplanacak bilgi | Kesilecek belge |
|---|---|---|
| Bireysel | Ad soyad, adres, isteğe bağlı TC kimlik numarası | e-Arşiv Fatura |
| Kurumsal | Unvan, vergi numarası, vergi dairesi, adres | Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura |
Bireysel müşterinin TC kimlik numarası bilinmiyorsa e-Arşiv faturada 11111111111 kullanılabilir. Yabancı uyruklu müşteriler için ayrı kurallar vardır. Kurumsal müşterinin e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığı GİB kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanır.
Ödeme sayfasında bireysel ve kurumsal seçeneğini açıkça ayırmak, müşterinin doğru bilgiyi doğru alana yazmasını sağlar. Kurumsal seçenekte vergi numarası alanını zorunlu tutmak, eksik bilgiyle fatura kesilmesini önler.
GİB'in ücretsiz portalı mı, entegrasyon mu?
e-Arşiv faturayı GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portalı üzerinden elle düzenleyebilirsiniz. Günde birkaç sipariş alan yeni bir site için bu başlangıçta yeterli olabilir. Siparişler arttığında her siparişin bilgilerini portala elle taşımak zaman alır ve hata riskini artırır.
| Kriter | GİB'in e-Arşiv Portalı | Entegrasyonlu yazılım |
|---|---|---|
| Maliyet | Ücretsiz | Ücretli |
| Sipariş bilgisinin taşınması | Elle | Siteden otomatik |
| Müşteriye iletim | Ayrıca sizin tarafınızdan | Fatura kesilince e-postayla |
| Uygun olduğu dönem | Başlangıç, düşük hacim | Düzenli ve artan hacim |
Bu noktada sitenizi bir fatura yazılımına bağlamak, faturanın siparişten otomatik oluşmasını sağlar. Geçişi sipariş sayısı düşükken yapmak, yeni düzeni öğrenmek için size zaman bırakır; yoğun bir kampanya döneminin ortasında sistem değiştirmek ise ekibe gereksiz yük bindirir. Hangi altyapıların bağlanabildiğini e-ticaret faturalama sayfasında, seçim kriterlerini fatura portalı nasıl seçilir rehberinde bulabilirsiniz.
İlk aylarda sık karşılaşılan durumlar
Site açıldıktan sonraki ilk aylarda fatura tarafında benzer sorular gelir. Önceden bir cevabınızın olması müşteri hizmetlerini rahatlatır:
- “Faturam gelmedi.” e-Posta gereksiz klasörüne düşmüş olabilir. Müşteriden kontrol etmesini isteyin; gerekirse faturayı arşivden bulup yeniden gönderin.
- “Faturayı şirket adına istiyorum.” Sipariş bireysel olarak verilmiş ve fatura kesilmişse ne yapılacağını mali müşavirinizle belirleyin. Bu talebin tekrarlanmaması için ödeme sayfasındaki kurumsal seçeneği görünür hale getirin.
- Yanlış KDV oranı. Bir ürünün oranı sitede hatalı tanımlandıysa o üründen kesilen tüm faturalar etkilenir. Ürün eklerken oranı kontrol etmeyi yayın öncesi adımlarınıza ekleyin.
- İade. Bireysel müşteriden gelen iadede hangi belgenin kullanılacağını baştan netleştirin ve ekibinizle paylaşın.
Site açılmadan önce hazırlık listesi
- Vergi mükellefiyetinizi açın ve faaliyet bilgilerinizi mali müşavirinizle netleştirin.
- e-Fatura ve e-Arşiv kayıt durumunuzu ve zorunluluk kapsamınızı kontrol edin.
- Ödeme sayfanızda bireysel ve kurumsal müşteri bilgilerini toplayan alanları hazırlayın.
- Ürünlerinizin KDV oranlarını sitede doğru tanımlayın.
- Kargo firması ve gönderim bilgisinin siparişe işlendiğinden emin olun.
- Faturayı nasıl düzenleyeceğinize karar verin: GİB portalı ya da e-Arşiv fatura portalı gibi entegrasyonlu bir çözüm.
- Belgelerinizi saklama planınızı yapın: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu'ndaki süreler boyunca; uygulamada 10 yıl esas alınır.