Trendyol mağazanızı portala bağlamak
Bağlantı için yazılım bilgisi gerekmez. Trendyol satıcı panelinizin entegrasyon bilgilerinin yer aldığı bölümünden API bilgilerinizi alırsınız. Bu bilgileri earsivfaturaportal panelinde Trendyol kanalına girersiniz; sistem bilgilerin doğru olup olmadığını kontrol eder ve bağlantıyı doğrular. Bir bilgi eksik ya da hatalıysa bunu anlaşılır bir hata mesajıyla görürsünüz.
Mağaza ve fatura bağlantı bilgileri şifreli saklanır. Kurulum sırasında ekip size eşlik eder; bilgilerin panelde nerede durduğunu birlikte bulursunuz. Bağlantı doğrulandıktan sonra ilk faturalarınızı GİB'e göndermeden önce deneme ortamında görürsünüz. Alıcı adı, adres, ürün adları, KDV oranları ve tutarlar beklediğiniz gibi görünüyorsa canlıya geçersiniz.
Trendyol siparişi faturaya nasıl dönüşür
Sipariş listeye düşer
Trendyol'da oluşan siparişler portaldaki sipariş listesine gelir. Liste, Trendyol siparişlerini diğer kanallarınızın siparişleriyle aynı yerde gösterir. Siparişin alıcı bilgileri, ürün kalemleri ve tutarı faturanın temelini oluşturur; bunları elle yeniden yazmazsınız. Panel değiştirmeden, kopyala-yapıştır yapmadan fatura oluşur.
Tutar kontrolü
Fatura kesilmeden önce sipariş tutarı kontrol edilir. Tutar doğrulanamazsa fatura kesilmez; sipariş onayınıza bırakılır ve nedeni anlaşılır bir mesajla gösterilir. Kampanya, kupon ya da kısmi iptal gibi durumlarda tutar beklenmedik çıkabilir. Yanlış tutarlı bir fatura kesip sonra düzeltmeyle uğraşmak yerine siparişe bakıp karar verirsiniz.
Belge türü
Bireysel alıcılar için e-Arşiv Fatura düzenlenir. Alıcı siparişte şirket bilgisi ve vergi numarası verdiyse kayıt durumu sorgulanır: e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse vergi numarasıyla e-Arşiv Fatura kesilir. Bu seçimi siz yapmazsınız; sistem alıcıya göre belirler. Bireysel alıcının TC kimlik numarası bilinmiyorsa e-Arşiv faturada 11111111111 kullanılabilir.
Faturanın müşteriye ulaşması
Fatura GİB'e iletildikten sonra iki yoldan müşteriye ulaşır. Alıcının e-posta adresi biliniyorsa fatura e-postayla gönderilir. Bunun yanında fatura linki, kanalın desteklediği şekilde siparişe iletilir; böylece alıcı faturaya sipariş bilgileri üzerinden ulaşabilir ve siz linki her sipariş için elle yüklemekle uğraşmazsınız.
Bu adımın otomatik olması, yoğun günlerde en kolay unutulan işi listeden çıkarır. Fatura linki ve e-postanın birlikte nasıl çalıştığını faturanın müşteriye gönderilmesi rehberinde ayrıntılı anlattık.
Kampanya günlerinde operasyon
Trendyol'da indirim dönemleri ve özel günler sipariş sayısını kısa sürede artırabilir. Fatura tarafında bu günlere hazırlık için şu düzen işe yarar:
- Otomatik kesimi açık tutun. Siparişler geldikçe faturalanır; gün sonuna fatura birikmez.
- Onaya düşen siparişleri gün içinde kontrol edin. Tutarı doğrulanamayan siparişler bekler; kampanya koşulları bu sayıyı artırabilir.
- Toplama listesini kullanın. Faturası kesilen siparişlerin ürünlerini depoda tek listeden hazırlarsınız.
- Toplu faturalamayı hazır tutun. Bir nedenle otomatik kesimi kapattıysanız bekleyen siparişleri seçip tek seferde faturalarsınız.
- Çift fatura endişesi taşımayın. Bir siparişe yalnızca bir fatura kesilir; ekipten iki kişi aynı siparişle ilgilense bile ikinci fatura oluşmaz.
Kampanya öncesinde yeni ürün eklediyseniz ya da farklı KDV oranına tabi bir ürün grubuna girdiyseniz, ilk siparişleri otomatik kesim kapalıyken görmek isteyebilirsiniz. Bu yaklaşımın ayrıntıları otomatik fatura kesme rehberinde.
Yoğunluk numara sırasını da bozmaz. Aynı dakikada çok sayıda sipariş gelse bile faturalar seri ve yıl bazında boşluksuz sıralı numara alır; arada atlanan ya da iki kez kullanılan numara olmaz.
Trendyol operasyonunda kim neyi takip eder
Otomatik faturalama, işi ortadan kaldırmaz; işi doğru kişilere dağıtır. Trendyol mağazası yöneten bir ekipte görev paylaşımı genellikle şöyle kurulur:
| Rol | Portalda baktığı yer | Günlük sorusu |
|---|---|---|
| Mağaza sorumlusu | Onaya düşen siparişler, hata mesajları | Faturası kesilmeyen sipariş kaldı mı? |
| Depo | Toplama listesi | Bugün hangi üründen kaç adet hazırlanacak? |
| Müşteri hizmetleri | Arşiv, iptal/iade ekranı | Faturasını isteyen müşteriye ne gönderilecek? |
| Muhasebe | Gelen belgeler, gider kayıtları | Komisyon faturası kabul edildi mi? |
| Mali müşavir | Faturalar ve raporlar (salt görüntüleme) | Dönemin belgeleri tamam mı? |
Ekipte herkes yalnızca yetkisi kadarını görür. Depo çalışanının fiyatlara, müşteri hizmetlerinin gider kayıtlarına erişmesi gerekmiyorsa yetkiler buna göre tanımlanır. Mali müşavir kendi kullanıcısıyla girer, belgeleri görüp indirir ama değişiklik yapamaz.
İptal, iade ve gelen faturalar
İptal ve iade siparişleri
Trendyol'da iptal edilen ya da iade gelen siparişler portalın iptal/iade ekranında toplanır. Faturası kesilmiş bir siparişte iade geldiğinde ne yapılacağını bu ekrandan takip eder, gerekirse fatura editöründe iade faturası düzenlersiniz. Bireysel alıcılardan gelen iadelerde hangi belgenin kullanılacağını mali müşavirinizle netleştirin.
Trendyol'un size kestiği faturalar
Satış faturası sizden alıcıya gider; komisyon ve hizmet bedelleri ise pazar yerinden size faturalanır. e-Fatura mükellefiyseniz bu faturalar gelen belgeler bölümüne düşer ve kabul ettikten sonra tek adımda gidere kaydedilir. Ayrıntılar için kargo ve komisyon faturaları rehberine bakın.
Trendyol bağlantısı için sonraki adım
Trendyol mağazanızı bağlamak için iletişim sayfasından bize ulaşın; günlük sipariş hacminizi ve kampanya takviminizi paylaşmanız kurulumu planlamayı kolaylaştırır. Büyük bir kampanyaya kısa süre kala bağlantı kuracaksanız, ilk faturaları deneme ortamında görmek ve ekibin ekranlara alışması için kampanyadan önce birkaç günlük pay bırakın.
Trendyol'un yanında başka pazar yerlerinde de satıyorsanız tüm kanalları aynı kurulumda bağlamak mantıklıdır; seçenekler pazar yeri faturalama sayfasında ve entegrasyonlar listesinde. Hepsiburada mağazanız da varsa Hepsiburada fatura entegrasyonu sayfası ilk haftayı kontrollü geçirmek için bir plan sunar.