Önce kendi operasyonunuzu tarif edin
Portal karşılaştırmasına başlamadan önce kendi işinizi birkaç cümleyle yazın. Bu cümleler, hangi özelliklerin sizin için gerçekten önemli olduğunu belirler ve satış görüşmelerinde konuyu sizin ihtiyacınıza çekmenizi sağlar.
- Hacim: Ayda kaç fatura kesiyorsunuz? Kampanya dönemlerinde bu sayı nasıl değişiyor?
- Kanallar: Siparişleriniz nereden geliyor? Pazar yerleri, kendi siteniz, fiziksel mağaza, telefon ya da mesajla satış?
- Alıcılar: Müşterilerinizin ne kadarı bireysel, ne kadarı şirket?
- Belge çeşidi: İade, tevkifatlı, istisna ya da ihracat faturası kesiyor musunuz? İrsaliye ya da serbest meslek makbuzu düzenliyor musunuz?
- Ekip: Faturaya kim dokunuyor? Depo, satış, muhasebe, mali müşavir?
- Gelen belgeler: Tedarikçilerden, kargo firmalarından ve pazar yerlerinden fatura ya da irsaliye alıyor musunuz?
Ücretsiz GİB portalı mı, entegrasyonlu yazılım mı?
e-Fatura ve e-Arşiv için iki yol vardır ve ikisinin de yeri vardır.
GİB'in ücretsiz portalları
Faturayı tarayıcıdan elle düzenlersiniz ve ek bir maliyet yoktur. Düşük hacimde ve tek kanallı satışta bu yol yeterli olabilir. Sınırı, her faturanın bilgisini sizin yazmanızdır: siparişler bir kanaldan otomatik gelmez, gelen belgeler ve ön muhasebe ayrı yerlerde tutulur.
Entegratör ya da yazılım üzerinden entegrasyon
Siparişler kanallardan otomatik gelir, fatura toplu ya da otomatik kesilir, gelen belgeler ve ön muhasebe aynı yerde yönetilir. Karşılığında bir ücret ödersiniz ve kurulum için kısa bir süre ayırırsınız.
| Durum | Uygun yol |
|---|---|
| Ayda birkaç fatura, tek kanal | GİB'in ücretsiz portalları yeterli olabilir |
| Düzenli satış, birden çok kanal | Entegrasyonlu yazılım |
| Pazar yeri siparişleri her gün geliyor | Entegrasyonlu yazılım |
| Ekipte birden çok kişi, mali müşavir erişimi gerekli | Entegrasyonlu yazılım |
Elle fatura yazmanın maliyeti ekranda görünmez. Ama her siparişte harcanan dakikalar ve hatalı faturayı düzeltmek için harcanan zaman toplandığında kararı belirleyen çoğu zaman bu olur.
Kontrol listesi
Aşağıdaki tabloyu aday portalların her biri için doldurun. “Nasıl test edilir” sütunu, satış görüşmesinde sözlü cevapla yetinmemeniz için var.
| Kriter | Neden önemli | Nasıl test edilir |
|---|---|---|
| Kanal bağlantıları | Siparişin elle taşınmaması | Kullandığınız her kanalın listede olup olmadığına bakın |
| Listede olmayan kanal | İleride eklenecek site ya da yazılım | Herkese açık geliştirici dokümanı var mı? |
| Belge türü seçimi | Mükellef alıcıya e-Arşiv kesilmemesi | Kurumsal bir alıcıyla örnek fatura isteyin |
| Çift fatura engeli | Aynı siparişe iki fatura riski | Aynı siparişi ikinci kez faturalamayı deneyin |
| Numara sırası | Boşluksuz, seri ve yıl bazında sıra | Yıl geçişinde ne olduğunu sorun |
| Tutar doğrulama | Yanlış tutarlı fatura | Tutarı tutmayan siparişte ne olduğunu sorun |
| Deneme ortamı | Canlıya geçmeden kontrol | İlk faturaları GİB'e göndermeden görebiliyor musunuz? |
| Hata mesajları | Sorunu ekibin kendisinin çözebilmesi | Hatalı bir bağlantı bilgisiyle deneyin |
| Gelen belgeler | Gider ve yanıt süresi takibi | Ticari faturada 8 günlük süre izleniyor mu? |
| Yetki ve müşavir erişimi | Herkesin yalnızca gerekeni görmesi | Salt görüntüleme kullanıcısı tanımlanabiliyor mu? |
| Fiyat | Bütçe | Hacminize göre yazılı teklif isteyin |
Tablodaki her satırın sizin için ağırlığı farklı olabilir. Tek kanallı bir hizmet işletmesi için kanal bağlantıları önemsizken, beş pazar yerinde satan bir mağaza için ilk sıradadır.
Entegrasyon tarafında sorulacaklar
Bugünkü kanallarınız
Bugün kullandığınız her kanalın bağlantısı hazır olmalı. Bağlantının nasıl kurulduğunu da sorun: kanalın satıcı panelinden API bilgileri alınıp portala girilmesi ve doğrulanması yaygın yöntemdir. Kurulumda destek verilip verilmediği, özellikle ilk kanal için önemlidir.
Yarın ekleyeceğiniz kanallar
Bir yıl sonra fiziksel mağaza açabilir, yeni bir pazar yerine girebilir ya da kendi yazılımınızla bir site kurabilirsiniz. Portalın kanal listesine ve listede olmayan sistemler için sunduğu yola bakın. Birden çok kanalı aynı anda yönetmenin pratik tarafı için çoklu kanal satışta fatura yönetimi rehberine göz atın.
Otomasyonun kapatılabilmesi
Otomatik kesim değerlidir, ama her zaman açık olması gerekmez. Otomasyonu kapatıp siparişleri görerek faturalayabildiğiniz bir sistem, kampanya ve geçiş dönemlerinde kontrolü elinizde tutar. Bu konuyu otomatik fatura kesme rehberinde ayrıca ele aldık.
Güvenlik, erişim ve günlük kullanım
Mağaza ve fatura bağlantı bilgileri, kanallarınızın anahtarlarıdır. Bu bilgilerin şifreli saklanıp saklanmadığını sorun. Ekipte kimin neyi göreceğini belirleyebilmeniz, fiyat ve kâr bilgisinin herkese açılmamasını sağlar. Telefondan erişim de günlük kullanımda fark yaratır; depoda ya da yolda bekleyen siparişlere bakabilmek işinizi hızlandırır.
Destek tarafını da sorgulayın. Kurulum sırasında size kim eşlik ediyor? Bir fatura kesilemediğinde hata mesajı sorunun ne olduğunu açıkça söylüyor mu, yoksa her seferinde destek hattını aramanız mı gerekiyor? Anlaşılır hata mesajları, ekibinizin küçük sorunları kendi başına çözmesini sağlar ve destekle yalnızca gerçekten gerektiğinde konuşursunuz.
earsivfaturaportal'ı listenize eklemek
earsivfaturaportal, eFaturan altyapısıyla yukarıdaki kriterlerin her birine bir karşılık sunar: pazar yeri ve e-ticaret bağlantıları, Özel Entegrasyon, çift fatura engeli, boşluksuz numara, tutar doğrulaması, deneme ortamı ve mali müşavir için değişiklik yapamayan kullanıcı. Kendi kontrol listenizle test etmek için iletişim sayfasından bize ulaşın; fiyat, ihtiyacınıza göre teklif olarak hazırlanır. Başka bir sistemden geçecekseniz eski sistemdeki son fatura numarasını ve geçiş için uygun gördüğünüz tarihi de görüşmeye getirin. Portalın genel işleyişi e-Arşiv fatura portalı sayfasında.