Program kurmadan, tarayıcıdan fatura
earsivfaturaportal, eFaturan altyapısıyla çalışan online bir fatura portalıdır. Bilgisayara program kurmanız gerekmez: tarayıcıdan giriş yapar, faturayı düzenler ve GİB sistemine iletirsiniz. Ofisteki masaüstü, depodaki dizüstü ya da cebinizdeki telefon fark etmez. Telefondan sık giriyorsanız portalı ana ekrana ekleyerek mobil uygulama gibi kullanabilirsiniz.
Portal, ayda birkaç fatura kesen bir serbest çalışana da her gün yoğun sipariş paketleyen bir pazar yeri satıcısına da aynı ekranlarla hizmet verir. İkisi arasındaki fark, faturanın nereden doğduğudur:
| Kullanıcı | Faturanın kaynağı | Öne çıkan özellik |
|---|---|---|
| Pazar yeri satıcısı | Trendyol, Hepsiburada gibi kanalların siparişleri | Otomatik kesim, toplu faturalama |
| Kendi sitesinden satan işletme | Shopify, WooCommerce, ikas gibi altyapılar | İnternet satışı bilgileriyle e-Arşiv |
| Sosyal medyadan satan girişimci | Satış Linki | Ödeme gelince fatura |
| Hizmet veren işletme | Fatura editörü | Taslak, tevkifat, istisna |
| Fiziksel mağaza | Mağaza / şube kanalı | Online ve mağaza satışı tek arşivde |
Aşağıda faturayı oluşturmanın üç yolunu ayrı ayrı anlatıyoruz.
Faturayı oluşturmanın üç yolu
Fatura editöründe elle
Tek seferlik satışlar, hizmet bedelleri ve sipariş sistemi dışında kalan işlemler için fatura editörünü kullanırsınız. Alıcıyı seçer ya da yeni alıcı girer, kalemleri ve KDV oranlarını yazarsınız. Henüz göndermeye hazır değilseniz faturayı taslak olarak kaydedip daha sonra tamamlayabilirsiniz.
Editör yalnızca standart satış faturasıyla sınırlı değildir. İade, tevkifatlı, istisna ve ihracat faturaları da buradan düzenlenir. Kalem satırlarına IMEI, GTİP, marka gibi ek alanlar eklenebilir; telefon satan ya da yurt dışına mal gönderen işletmeler bu alanlarla faturayı eksiksiz hazırlar.
Siparişten otomatik
Mağazanız bir pazar yerine ya da e-ticaret altyapısına bağlıysa sipariş geldiğinde fatura kendiliğinden kesilir. Sizin yapmanız gereken, siparişi paketlemek ve kargolamaktır. Bu akışın adımlarını ve hangi güvencelerle çalıştığını otomatik fatura kesme rehberinde anlattık.
Otomatik kesim bir zorunluluk değildir. Kapattığınızda siparişler listede bekler; siz kontrol eder, seçtiklerinizi tek tek ya da toplu faturalarsınız. Hangi kanalların bağlanabildiğini pazar yeri faturalama ve e-ticaret faturalama sayfalarında bulabilirsiniz.
Satış Linki ile ödeme sonrası
Sosyal medya, mesajlaşma ya da telefon üzerinden satış yapıyorsanız ürün için bir ödeme linki oluşturup müşterinize gönderirsiniz. Müşteri kartla, havale/EFT ile ya da kapıda ödeme seçeneğiyle öder. Ödeme gelince fatura kesilir. Bir web siteniz olmasa bile sipariş, tahsilat ve fatura aynı akışta toplanır.
Alıcıya göre doğru belge
e-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bireysel müşterilerin tamamı ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan şirketler bu ikinci gruba girer.
Portal bu ayrımı sizin yerinize yapar. Alıcının vergi numarasına göre kayıt durumu kontrol edilir; alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura oluşturulur. Aynı gün gelen siparişlerin bir kısmı bireysel, bir kısmı şirket adına olabilir; her biri için belge türünü ayrıca düşünmeniz gerekmez. Mükellef alıcılara giden faturalar ve tedarikçilerinizden gelen belgeler için e-Fatura portalı sayfasına bakabilirsiniz.
Arşiv, indirme ve müşteriye iletim
Arşiv ve saklama
Kesilen her fatura GİB'e iletilir ve portalın arşivinde yerini alır. Arşivden faturaları tek tek açabilir, toplu indirebilir, gerektiğinde yeniden e-postayla gönderebilirsiniz. Bir müşteri aylar sonra faturasını istediğinde ya da mali müşaviriniz bir dönemin faturalarını topluca istediğinde aradığınız belge tek yerdedir.
Belgeler Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu'ndaki süreler boyunca saklanmalıdır; uygulamada 10 yıl esas alınır. Toplu indirme, kendi yedeğinizi almak istediğinizde de işinize yarar.
Müşteriye iletim
Müşteri tarafında fatura iki yoldan ulaşır: e-posta ve kanal linki. E-posta adresi bilinen alıcıya fatura e-postayla gider. Fatura linkini kabul eden kanallarda ise link siparişe iletilir ve alıcı faturasını sipariş bilgileriyle birlikte görebilir. Ayrıntılar faturanın müşteriye gönderilmesi rehberinde.
Ekip ve mali müşavir
Mali müşaviriniz kendi kullanıcısıyla girer; faturaları, giderleri ve raporları görür, indirir ama değişiklik yapamaz. Ekipteki diğer kişiler de yalnızca yetkileri kadarını görür. Depo sorumlusunun fiyatları, satış temsilcisinin kasa hareketlerini görmesi gerekmiyorsa bu ayrımı yetkilerle yaparsınız.
GİB'in e-Arşiv Portalı mı, entegrasyonlu portal mı?
GİB'in e-Arşiv Portalı ücretsizdir ve düşük hacimde iş görür. Ayda birkaç fatura kesiyorsanız ve siparişleriniz bir kanaldan otomatik gelmiyorsa bu yol yeterli olabilir. Hacim arttıkça ve siparişler farklı kanallardan gelmeye başladıkça elle fatura yazmak operasyonun darboğazına dönüşür.
| Kriter | GİB'in e-Arşiv Portalı | earsivfaturaportal |
|---|---|---|
| Ücret | Ücretsiz | İhtiyaca göre teklif |
| Fatura oluşturma | Elle, tek tek | Elle, siparişten otomatik, Satış Linki |
| Pazar yeri ve e-ticaret bağlantısı | Yok | Var |
| Uygun olduğu hacim | Düşük | Düzenli ve yüksek |
| Ön muhasebe | Yok | Cari, stok, kasa-banka, teklif |
Hangisinin size uygun olduğunu tartmak için fatura portalı nasıl seçilir rehberindeki kontrol listesini kullanabilirsiniz.
Portala geçiş için sonraki adım
- İletişim sayfasından satış kanallarınızı ve aylık fatura hacminizi paylaşın.
- Kurulumda ekip size eşlik eder; mağaza ve fatura bağlantı bilgileri panele girilip doğrulanır. Bu bilgiler şifreli saklanır.
- İlk faturalarınızı GİB'e göndermeden önce deneme ortamında görür, alanları kontrol edersiniz.
- Her şey doğruysa canlıya geçer, otomatik kesimi açıp açmamaya karar verirsiniz.
Bağlayabileceğiniz tüm kanalları entegrasyonlar sayfasında görebilirsiniz.