Bağlantı: satıcı panelinden portala
Hepsiburada mağazanızı bağlamak için Hepsiburada satıcı panelinizden API bilgilerinizi alırsınız. Hangi bilgilerin gerektiğini ve nereden alınacağını kurulumda ekip sizinle birlikte adım adım gösterir. Bilgiler earsivfaturaportal panelinde Hepsiburada kanalına girilir ve doğrulanır.
Doğrulama başarısız olursa anlaşılır bir hata mesajı görürsünüz; sorunun bilgilerin kendisinde mi yoksa başka bir yerde mi olduğunu tahmin etmek zorunda kalmazsınız. Mağaza ve fatura bağlantı bilgileri şifreli saklanır. Bilgilerinizi satıcı panelinde yenilediğinizde, örneğin bağlantıyı kuran çalışan ekipten ayrıldığında, portaldaki bilgileri de güncellemeyi unutmayın.
İlk hafta: kontrollü başlangıç
Yeni bir kanalı bağlarken en sağlıklı yol, otomatik kesimi hemen açmak yerine birkaç gün kontrollü ilerlemektir. Hepsiburada için önerdiğimiz düzen şöyledir:
- Deneme ortamı. İlk faturalarınızı GİB'e göndermeden önce deneme ortamında görürsünüz. Alıcı adı, adres, ürün adları, birim fiyat, KDV oranı ve toplam tutarı tek tek kontrol edin.
- Otomatik kesim kapalı. Canlıya geçtiğiniz ilk günlerde siparişleri listede görüp seçerek faturalayın. Böylece farklı sipariş tiplerinin faturaya nasıl yansıdığını yakından izlersiniz.
- Farklı örnekleri bekleyin. Tek ürünlü sipariş, çok ürünlü sipariş, kurumsal fatura isteyen alıcı ve kampanyalı sipariş gibi örnekleri en az birer kez görün.
- Ekipte sorumluyu belirleyin. Onaya düşen siparişleri ve hata mesajlarını kimin takip edeceğini netleştirin; ona uygun yetkiyi tanımlayın.
- Otomatik kesimi açın. Örnekler doğru çıkıyorsa otomatik kesimi açarsınız; bundan sonra fatura sipariş gelince kendiliğinden kesilir.
Bu düzen ilk hafta biraz daha fazla ilgi ister, ama karşılığında hatalı bir ayarın onlarca faturaya yayılmasını önler.
Hepsiburada siparişinin faturaya dönüşmesi
Çok kalemli siparişler
Bir siparişte birden çok ürün varsa her ürün faturada ayrı bir kalem olarak yer alır. Farklı KDV oranındaki ürünler aynı siparişte bulunabilir; her kalem kendi oranıyla hesaplanır. Faturanın tamamı tek bir numarayla kesilir ve bir siparişe yalnızca bir fatura düşer. Aynı sipariş listeye tekrar gelse ya da ekipten biri elle faturalamaya çalışsa bile ikinci fatura oluşmaz.
Kargo bedeli ve indirimler
Alıcıdan kargo ücreti alındıysa bu bedelin faturada yer alması gerekir. Kargoyu ücretsiz sunduysanız alıcıya yansıyan bir kargo bedeli olmaz; kargo maliyeti sizin gideriniz olarak ayrıca faturalanır.
İndirimlerin faturaya nasıl yansıyacağı, indirimi kimin karşıladığına göre değişebilir. Bu konuda kendi uygulamanızı mali müşavirinizle netleştirin ve ilk günlerde kampanyalı siparişlere özellikle bakın. Genel çerçeve için pazar yeri faturası nasıl kesilir rehberini okuyabilirsiniz.
Belge türü ve faturanın iletimi
Bireysel alıcıya e-Arşiv Fatura kesilir. Kurumsal fatura isteyen alıcılarda vergi numarası üzerinden kayıt durumu sorgulanır; alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bireysel alıcının TC kimlik numarası siparişte yoksa e-Arşiv faturada 11111111111 kullanılabilir.
Pazar yeri satışı da internet satışıdır. Bu yüzden e-Arşiv faturada web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim tarihi ve taşıyıcı bilgisi gibi internet satışına ait bilgiler yer alır ve fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir.
Fatura GİB'e iletildikten sonra müşteriye e-postayla gönderilir; kanal destekliyorsa fatura linki siparişe iletilir. Böylece alıcı faturasını sipariş bilgileriyle birlikte görebilir. Müşteri hizmetlerine “faturam nerede?” diye gelen bir soruyu da arşivden faturayı bulup yeniden göndererek kapatırsınız.
Sık karşılaşılan durumlar
İlk haftalarda karşınıza çıkabilecek durumları ve ne yapacağınızı önceden bilmek, paniği önler:
| Durum | Portalda ne olur | Sizin yapacağınız |
|---|---|---|
| Bağlantı doğrulanmadı | Anlaşılır bir hata mesajı gösterilir | Satıcı panelindeki bilgileri kontrol edip yeniden girin |
| Sipariş onaya düştü | Fatura kesilmez, sipariş bekler | Tutarı kontrol edip faturalayın ya da bekletin |
| Kurumsal alıcının vergi numarası hatalı görünüyor | Belge türü numaraya göre seçilir | Alıcıyla bilgiyi teyit edin, faturayı ondan sonra kesin |
| Müşteri faturayı bulamıyor | Fatura arşivde durur | Arşivden bulup yeniden e-postayla gönderin |
| Faturalanmış siparişte iade geldi | Sipariş iptal/iade ekranında görünür | Mali müşavirinizle uygun belgeyi belirleyin |
Bu durumların hiçbiri bağlantının bozulduğu anlamına gelmez. Çoğu, ya sipariş verisindeki bir ayrıntıdan ya da alıcı bilgisinden kaynaklanır ve sipariş bazında çözülür.
İptal, iade ve gelen faturalar
İptal ve iade
İptal edilen ya da iade gelen siparişler portalın iptal/iade ekranında görünür. Faturası kesilmiş siparişlerde iade faturasını fatura editöründen düzenlersiniz. Bireysel alıcıdan gelen iadede hangi belgenin kullanılacağı iadenin zamanına ve koşullarına göre değişebilir; mali müşavirinizin görüşünü alın.
Hepsiburada'nın size kestiği faturalar
Hepsiburada'da sattığınız her ürün için siz alıcıya fatura keserken, pazar yeri de aldığı komisyon ve hizmet bedellerini size faturalar. e-Fatura mükellefiyseniz bu faturalar portalın gelen belgeler bölümüne düşer. Ticari senaryoyla gelenlerde 8 günlük yanıt süresini portal izler; kabul ettiğiniz fatura tek adımda gidere kaydedilir. Ayrıntılar kargo ve komisyon faturaları rehberinde.
Hepsiburada'yı bağlamak için sonraki adım
İletişim sayfasından Hepsiburada mağazanızı ve günlük sipariş hacminizi paylaşın. Kurulum görüşmesine satıcı paneline erişimi olan kişiyle katılmanız, ürünlerinizin KDV oranlarını ve kurumsal fatura taleplerine nasıl yaklaştığınızı hazır bulundurmanız işi hızlandırır. Diğer pazar yerlerinde de satıyorsanız hepsini aynı kurulumda bağlayabiliriz; pazar yeri faturalama sayfası tüm akışı, Trendyol fatura entegrasyonu sayfası ise kampanya dönemlerine hazırlığı anlatır.