Kendi sitenizde fatura neyi gerektirir
Pazar yerinde müşteri ilişkisinin bir kısmını platform yönetir. Kendi sitenizde ise tüm zincir sizdedir: müşteri kaydı, ödeme, kargo ve fatura. Bu yüzden e-ticaret sitesinin faturası, pazar yerine göre birkaç ek ayrıntı ister ve bu ayrıntıların kaynağı sitenizin sipariş kaydıdır.
İnternet satışında düzenlenen e-Arşiv fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir. Faturada satışın internetten yapıldığını gösteren bilgiler yer alır: web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim tarihi, taşıyıcı bilgisi gibi. Siteniz bu bilgileri siparişle birlikte tuttuğu sürece fatura bunları siparişten alır. Yeni bir site açıyorsanız yükümlülüklerin genel çerçevesini e-ticaret sitesi için e-Arşiv rehberinde bulabilirsiniz.
Kendi sitenizde bir avantajınız da vardır: müşterinin e-posta adresi ve fatura bilgileri doğrudan sizin ödeme sayfanızda toplanır. Ödeme sayfasını iyi kurguladığınızda kurumsal müşterinin vergi numarası, bireysel müşterinin adresi ve iletişim bilgisi faturaya eksiksiz gelir.
Bağlanabilen e-ticaret altyapıları
Hazır bağlantısı olan altyapılar
| Altyapı | Not |
|---|---|
| Shopify | Shopify fatura entegrasyonu |
| WooCommerce | WooCommerce fatura entegrasyonu |
| ikas | ikas fatura entegrasyonu |
| İdeasoft, Ticimax | Hazır bağlantı |
| Magento (Adobe Commerce), PrestaShop | Hazır bağlantı |
| WHMCS, WiseCP | Hosting ve dijital hizmet satanlar için |
Bağlantı her altyapıda benzer kurulur: sitenizin yönetim panelinden API erişim bilgileri oluşturulur, portala girilir ve doğrulanır. Kurulumda ekip size destek olur. Bağlantı bilgileri şifreli saklanır; doğrulama sırasında bir sorun çıkarsa anlaşılır bir hata mesajıyla nedenini görürsünüz.
Altyapınız listede yoksa: Özel Entegrasyon
Kendi yazılımınızla çalışan bir siteniz ya da listede olmayan bir altyapınız varsa Özel Entegrasyon'u kullanırsınız. Herkese açık bir geliştirici dokümanı vardır; yazılımcınız sitenizi dokümanda tarif edilen dört uç noktayla bağlar. Bağlantı kurulduktan sonra bu sitenin siparişleri de diğer kanallarla aynı listeye düşer ve aynı kurallarla faturalanır.
Özel Entegrasyon, yalnızca e-ticaret siteleri için değil, sipariş üreten her sistem için düşünülebilir: bayi sipariş portalı, randevu ya da abonelik sistemi gibi. Hangi sistemin bu yolla bağlanmaya uygun olduğunu kurulum görüşmesinde birlikte değerlendiririz.
Sitede ödeme yoksa: Satış Linki
Her satıcının bir sepet ve ödeme altyapısı yoktur. Ürünlerinizi sosyal medyada ya da mesajla satıyorsanız portalda bir Satış Linki oluşturursunuz. Müşteri linke tıklar; kartla, havale/EFT ile ya da kapıda ödeme seçeneğiyle öder. Ödeme gelince fatura kesilir. Siteniz hazır olana kadar ya da sitenin yanında ikinci bir kanal olarak bu yöntemle çalışabilirsiniz. Ön sipariş toplayan, özel üretim yapan ya da ürünlerini canlı yayında tanıtan satıcılar için de pratik bir yoldur: ödeme ve fatura aynı adımda tamamlanır.
Bağlamadan önce sitenizde kontrol edin
Faturanın doğru çıkması, sitenizdeki birkaç ayarın doğru olmasına bağlıdır. Bağlantıdan önce şu listeye bir göz atın:
| Ayar | Neden önemli |
|---|---|
| Fiyatların KDV dahil ya da hariç girilmesi | Fatura tutarının sipariş tutarıyla örtüşmesi |
| Ürünlerin KDV oranları | Her kalemin doğru oranla faturalanması |
| Ödeme sayfasında vergi numarası alanı | Kurumsal müşteriye doğru belge kesilmesi |
| Kargo firması ve gönderim bilgisi | İnternet satışı bilgilerinin faturada yer alması |
| Açık ödeme yöntemleri | Havale ve kapıda ödemede faturalama anının planlanması |
Bu ayarlardan biri eksikse fatura ya onaya düşer ya da eksik bilgiyle oluşur. İlk faturaları deneme ortamında görmek, bu tür eksikleri canlıya geçmeden yakalamanızı sağlar.
Sipariş geldikten sonra
Siteden gelen sipariş portaldaki sipariş listesine düşer. Otomatik kesim açıksa fatura kendiliğinden oluşur; kapalıysa siparişi siz kontrol edip faturalarsınız.
Her iki modda geçerli güvenceler
- Bir siparişe yalnızca bir fatura kesilir.
- Sipariş tutarı doğrulanamazsa fatura kesilmez, onaya bırakılır.
- Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir.
- Numaralar seri ve yıl bazında boşluksuz ilerler.
Siparişleri birleştirme
Aynı müşteri kısa aralıklarla birkaç sipariş verdiyse bunları tek faturada birleştirebilirsiniz. Kurumsal müşterilerle toplu çalışan B2B siteler için bu, alıcının muhasebesinde de işi kolaylaştırır: ay içinde onlarca küçük fatura yerine daha az sayıda, derli toplu fatura gider.
Müşteriye gönderim
Fatura müşteriye e-postayla gönderilir. Altyapının fatura linkini kabul ettiği durumlarda link siparişe de iletilir. Müşteri faturasını kaybettiğinde arşivden bulup yeniden gönderirsiniz.
Kurumsal müşteriniz e-Fatura mükellefiyse fatura GİB sistemi üzerinden şirketin e-Fatura adresine de ulaşır. Yine de bazı şirketlerin satın alma birimi faturayı e-postada görmek ister; bu durumda e-posta kopyası iki tarafın işini hızlandırır. Faturanın kime, hangi yoldan gittiğini düzenlemek için faturanın müşteriye gönderilmesi rehberine bakabilirsiniz.
Stok ve ön muhasebeyle bağlantı
Kendi sitesinden satış yapan işletme genellikle stokunu da kendisi yönetir. Stok takibini kullanıyorsanız kesilen fatura portaldaki stoktan düşer; ürün maliyetini girdiyseniz satış başına kârınızı görürsünüz. Cari hesaplar, kasa-banka hareketleri ve gelir-gider aynı yerde tutulur. Ödeme sağlayıcınızdan gelen toplu tahsilatları banka hareketi olarak işleyip satışlarla karşılaştırabilirsiniz. Ayrıntılar ön muhasebe sayfasında.
Sitenizi bağlamak için sonraki adım
- Sitenizin hangi altyapıda çalıştığını ve aylık sipariş hacminizi iletişim sayfasından iletin.
- Kurulumda API bilgileri birlikte girilir ve doğrulanır.
- İlk faturaları deneme ortamında kontrol edersiniz.
- Canlıya geçtikten sonra otomatik kesimi açıp açmamaya siz karar verirsiniz.
Sitenizin yanında pazar yerlerinde de satış yapıyorsanız bu kanalları aynı kurulumda bağlamak, numara sırasını ve arşivi baştan tek düzende tutar. Tüm kanalların listesi için entegrasyonlar sayfasına bakın.