e-Fatura kime kesilir?
e-Fatura, yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. Belge UBL-TR formatında bir XML dosyasıdır ve GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura adresine ulaşır. Faturanın XML olması, alıcının muhasebe sisteminin onu elle yazmadan okuyabilmesi demektir; ekranda gördüğünüz fatura görüntüsü bu verinin bir şablonla gösterilmiş halidir. Alıcınız sisteme kayıtlı değilse aynı satış için e-Arşiv Fatura düzenlenir. Dayanak, e-Fatura ve e-Arşiv düzenlemelerini bir arada toplayan 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'dir.
Pratikteki zorluk, alıcının kayıtlı olup olmadığını her seferinde bilmektir. Bunun cevabı GİB'in kayıtlı kullanıcı listesindedir. earsivfaturaportal faturayı oluştururken alıcının vergi numarasıyla bu sorgulamayı yapar; alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura hazırlar. Böylece kurumsal fatura isteyen bir pazar yeri müşterisi de, düzenli çalıştığınız bir bayi de doğru belgeyi alır.
Giden e-Fatura: senaryo ve fatura tipi
Temel ve Ticari senaryo
e-Faturada senaryo, alıcının faturaya sistem üzerinden yanıt verip veremeyeceğini belirler.
| Senaryo | Sistem üzerinden yanıt | Ne zaman tercih edilir |
|---|---|---|
| Temel Fatura | Kabul/red yanıtı yok | Yanıt beklemediğiniz standart satışlar |
| Ticari Fatura | Alıcı 8 gün içinde kabul ya da red verebilir | Alıcının faturayı onaylamasını istediğiniz ticari ilişkiler |
| İhracat, Yolcu Beraber gibi özel senaryolar | Senaryoya özgü kurallar | İlgili özel işlemler |
Hangi senaryoyla çalışacağınızı alıcınızla aranızdaki ilişki ve mali müşavirinizin önerisi belirler. Kurulum sırasında bu tercihi ekiple birlikte netleştirirsiniz. Ticari senaryoda alıcının red vermesi, faturanın içeriğinde bir uyuşmazlık olduğunu gösterir; bu durumda nasıl ilerleyeceğinizi alıcınızla ve mali müşavirinizle konuşursunuz.
İade, tevkifat, istisna ve ihracat
Standart satış dışında kalan faturalar da e-belge olarak düzenlenebilir. Fatura editöründe iade, tevkifatlı, istisna ve ihracat faturalarını hazırlarsınız. Kalemlere GTİP, marka ya da IMEI gibi ek alanlar eklenebilir. Emin olmadığınız bir faturayı taslak olarak kaydedip mali müşavirinize danıştıktan sonra gönderebilirsiniz.
Gelen faturalar tek panelde
Tedarikçilerinizin, kargo firmalarının ve satış yaptığınız pazar yerlerinin size kestiği e-Faturalar panelin gelen belgeler bölümüne düşer. Gelen irsaliyeler de aynı yerde görünür. Ayrı bir kutuyu kontrol etmeniz ya da e-posta eklerini aramanız gerekmez.
Ticari faturalarda 8 günlük süre
Ticari senaryoyla gelen bir faturaya 8 gün içinde sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı verebilirsiniz. Portal bu süreyi takip eder; hangi faturanın yanıt beklediğini ve süresinin ne zaman dolacağını görürsünüz.
Temel senaryoyla gelen faturada sistem üzerinden yanıt yoktur. İçeriğe itirazınız varsa Türk Ticaret Kanunu 21/2 uyarınca 8 gün içinde sistem dışında itiraz etmeniz gerekir; aksi halde içerik kabul edilmiş sayılır.
Kabul ettiğiniz faturayı gidere kaydetmek
Kabul edilen fatura tek adımda gidere kaydedilir. Gider kategorisi tedarikçiye göre belirlenir; böylece kargo firmasının faturaları kargo, pazar yerinin faturaları pazar yeri giderleri başlığında toplanır. Pazar yerinden gelen faturaların ayrıntısı için kargo ve komisyon faturaları rehberine bakın.
Pazar yeri ve e-ticaret satıcısı için e-Fatura
Pazar yeri satıcısı e-Faturayı genellikle iki yerde görür. Giden tarafta kurumsal fatura isteyen alıcılar vardır: siparişte vergi numarasını paylaşan şirketler, toplu alım yapan bayiler, ofis ihtiyacı için alışveriş yapan işletmeler. Bu siparişler otomatik faturalandığında belge türü alıcıya göre seçilir; e-Fatura mükellefi olan şirket faturasını kendi e-Fatura adresinde bulur.
Gelen tarafta ise pazar yerinin komisyon ve hizmet faturaları, kargo firmasının faturaları ve ürün aldığınız tedarikçilerin faturaları vardır. Bunların hepsi aynı panele düşer. Satış ve gider tarafını aynı yerde görmek, ay sonunda kârınızı hesaplarken ayrı dosyalar arasında gidip gelmeyi önler.
Sevkiyat tarafı: e-İrsaliye ve e-SMM
Mal gönderen işletmeler için fatura çoğu zaman irsaliyeyle başlar. Portalda sevk irsaliyesini e-İrsaliye olarak düzenler, size gelen irsaliyelere yanıt verirsiniz. Mal teslim edildikten sonra irsaliyeden faturaya tek adımda geçersiniz; ürünleri ve miktarları yeniden yazmanız gerekmez.
Serbest meslek erbabıysanız e-SMM de aynı portaldadır: stopajı hesaplanmış e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlersiniz.
Ekip, yetki ve mali müşavir
e-Fatura trafiği genellikle birden çok kişinin işidir: satış ekibi fatura keser, muhasebe gelen belgeleri karşılar, depo irsaliyeyle ilgilenir. Portalda herkes yalnızca yetkisi kadarını görür. Mali müşaviriniz kendi kullanıcısıyla girer; faturaları, giderleri ve raporları görür ve indirir, değişiklik yapamaz. Luca kullanan müşavirler için aktarım dosyası alınabilir.
Fatura numaralarının seri ve yıl bazında nasıl ilerlediğini merak ediyorsanız fatura numarası ve seri yönetimi rehberine göz atın. Cari ve gider takibini faturayla birleştirmek isterseniz ön muhasebe özelliklerine bakabilirsiniz.
e-Fatura portalına başlamak için
e-Fatura kesebilmek için işletmenizin e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekir. Kayıt koşulları ve zorunluluk eşikleri zaman zaman güncellenir; güncel tutarlar için GİB'in yürürlükteki düzenlemelerini kontrol edin. Kaydınız hazırsa:
- İletişim sayfasından bize ulaşın; kullanım şeklinizi ve hacminizi konuşalım.
- Bağlantı bilgileri kurulumda panele girilip doğrulanır.
- İlk faturalarınızı GİB'e göndermeden önce deneme ortamında görürsünüz.
- Gelen faturalara kimin yanıt vereceğini belirler, bu kişiye uygun yetkiyi tanımlarsınız.
Bireysel müşterilere de satış yapıyorsanız aynı panelin e-Arşiv tarafı için e-Arşiv fatura portalı sayfasını inceleyin.