Shopify mağazanızı bağlamak
Bağlantı için Shopify yönetim panelinizden API erişim bilgilerini oluşturursunuz. Shopify'da bu tür erişimler mağazaya özel uygulama ayarları üzerinden verilir; hangi izinlerin gerektiğini kurulumda ekip size gösterir. İzinleri yalnızca gerekenlerle sınırlı tutmak, mağazanızın güvenliği açısından da doğru yaklaşımdır.
Oluşturduğunuz bilgileri earsivfaturaportal panelinde Shopify kanalına girersiniz; sistem bağlantıyı doğrular. Bir sorun varsa nedenini anlaşılır bir hata mesajıyla görürsünüz. Mağaza ve fatura bağlantı bilgileri şifreli saklanır. Bağlantı tamamlandığında Shopify siparişleri portaldaki sipariş listesine düşer ve ilk faturalarınızı GİB'e göndermeden önce deneme ortamında görürsünüz.
Shopify siparişinden faturaya
İnternet satışı bilgileri
Kendi sitenizden yaptığınız satışta düzenlenen e-Arşiv fatura, alıcıya elektronik ortamda iletilir ve internet satışına ait bilgileri taşır: web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim tarihi, taşıyıcı bilgisi gibi. Bu bilgilerin faturada eksiksiz olması için siparişlerinizde kargo firması ve gönderim bilgilerinin düzgün işlendiğinden emin olun. Yükümlülüklerin genel çerçevesi e-ticaret sitesi için e-Arşiv rehberinde.
Vergi ayarlarınızı kontrol edin
Shopify'da ürün fiyatlarını vergi dahil ya da hariç girebilirsiniz. Mağaza ayarı ile ürünlere tanımladığınız vergi oranları faturadaki tutarı doğrudan etkiler. Kurulumdan önce şunlara bakın:
- Fiyatlar vergi dahil mi giriliyor, hariç mi?
- Farklı KDV oranına tabi ürünleriniz varsa her biri doğru tanımlanmış mı?
- Kargo ücretini müşteriden alıyorsanız bu ücretin vergi ayarı nasıl?
- İndirim kodları sepet toplamını mı, ürün fiyatını mı etkiliyor?
Sipariş tutarı doğrulanamazsa fatura kesilmez, onaya bırakılır. Bu güvence yanlış tutarlı faturayı engeller; böyle bir durumda nedeni önce mağazanın vergi ayarlarında arayın. İlk faturaları deneme ortamında görerek bu ayarları canlıya geçmeden test edersiniz.
Otomatik ya da onaylı
Otomatik kesim açıksa Shopify siparişi geldiğinde fatura kendiliğinden kesilir. Kapalıysa siparişler listede bekler; siz kontrol edip seçerek ya da toplu faturalarsınız. Bir siparişe yalnızca bir fatura kesilir ve numaralar seri ve yıl bazında boşluksuz ilerler.
Mağazanızda havale ya da kapıda ödeme gibi ödemesi sonradan tamamlanan yöntemler açıksa, bu siparişlerin hangi aşamada faturalanacağını kurulumda konuşun. Ödemesi gelmeden iptal edilen bir siparişin faturalanmış olması, gereksiz bir iptal ya da iade işlemi doğurur. Kararsız kaldığınız ilk günlerde otomatik kesimi kapalı tutup siparişleri gözle kontrol etmek en güvenli başlangıçtır.
Kurumsal müşteriler
Shopify mağazanıza şirketler de sipariş verebilir. Ödeme sayfanız kurumsal bilgileri toplamıyorsa kurumsal müşteriye bireysel fatura kesilmesi riski doğar.
Ödeme sayfasında toplanacak bilgiler
| Bilgi | Neden gerekli |
|---|---|
| Şirket unvanı | Faturadaki alıcı adı |
| Vergi numarası | Kayıt sorgulaması ve belge türü |
| Vergi dairesi | Faturada yer alan alıcı bilgisi |
| Fatura adresi | Teslimat adresinden farklı olabilir |
| E-posta | Faturanın muhasebe birimine ulaşması |
Kurulum öncesinde ödeme sayfanızda bu bilgilerin nasıl alındığını kontrol edin; bilgilerin siparişle birlikte portala nasıl aktarılacağı kurulumda netleştirilir.
Belge türü ve birleştirme
Vergi numarası faturaya ulaştığında kayıt durumu sorgulanır: alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Aynı şirket kısa aralıklarla birden çok sipariş verdiyse bunları tek faturada birleştirebilirsiniz. Ay içinde düzenli sipariş veren bayi ya da kurumsal müşterilerde bu, iki tarafın muhasebesini de sadeleştirir.
Yurt dışına satış
Shopify mağazanız yurt dışından da sipariş alıyorsa bu satışların belge türü ve senaryosu yurt içi satışlardan farklı olabilir. Fatura editöründe ihracat faturası düzenlenebilir; kalemlere GTİP gibi ek alanlar eklenir.
Yurt dışı siparişler toplam satışınızın küçük bir kısmıysa bu siparişleri ayrıca takip etmek için bir düzen kurun; yurt içi siparişler otomatik akarken yurt dışı siparişlerin gözden kaçmaması gerekir.
Müşteriye gönderim ve arşiv
Fatura GİB'e iletildikten sonra Shopify siparişindeki e-posta adresine gönderilir. Kendi sitenizde müşterinin e-posta adresi siparişin doğal bir parçası olduğu için iletim genellikle bu yolla yapılır. Müşteri faturayı kaybettiğinde arşivden bulup yeniden gönderebilirsiniz. Mali müşaviriniz ise kendi kullanıcısıyla girip dönemin faturalarını görür ve indirir. Ayrıntılar için faturanın müşteriye gönderilmesi rehberine bakın.
Shopify'ın yanında diğer kanallar
Shopify mağazanız tek satış kanalınız olmayabilir. Aynı ürünleri pazar yerlerinde de satıyor, sosyal medyadan gelen talepleri Satış Linki ile karşılıyor ya da bir fiziksel mağaza işletiyor olabilirsiniz. Bu kanalların hepsi portala ayrı birer kanal olarak bağlanır ve siparişleri aynı listeye düşer.
Bunun pratik karşılığı şudur: Shopify faturası ile pazar yeri faturası aynı numara sırasında ilerler, aynı arşivde durur ve aynı toplama listesinde hazırlanır. Kanal sayısı arttığında düzeni korumanın yolunu çoklu kanal satışta fatura yönetimi rehberinde anlattık.
Shopify bağlantısı için sonraki adım
İletişim sayfasından mağazanızın adresini ve aylık sipariş hacminizi paylaşın. Kurulumda API erişimi birlikte oluşturulur, ilk faturalar deneme ortamında kontrol edilir. Görüşmeden önce mağazanızın vergi ayarını, açık ödeme yöntemlerini ve kurumsal müşteri bilgilerini nasıl topladığınızı not etmeniz yeterlidir. Diğer altyapılar ve Özel Entegrasyon seçeneği için e-ticaret faturalama sayfasına, WordPress tabanlı bir mağazanız da varsa WooCommerce fatura entegrasyonu sayfasına bakın.