Belge türüne göre iletim
Faturanın müşteriye ulaşma şekli, belgenin türüne bağlıdır.
| Belge | Alıcı | İletim |
|---|---|---|
| e-Fatura | e-Fatura mükellefi şirket | GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura adresine |
| e-Arşiv Fatura (internet satışı) | Bireysel ya da kayıtsız alıcı | Elektronik ortamda: e-posta, kanal linki |
| e-Arşiv Fatura (internet dışı satış) | Bireysel ya da kayıtsız alıcı | Elektronik ortamda ya da kâğıt çıktı olarak |
e-Fatura alıcıya sistem üzerinden ulaştığı için ayrıca göndermeniz şart değildir; yine de muhasebesi e-postayla çalışan müşterilere bir kopya göndermek işi hızlandırır. İnternet satışında düzenlenen e-Arşiv fatura ise alıcıya elektronik ortamda iletilir. Fiziksel mağazada yapılan satışta müşteri faturayı kâğıt olarak isteyebilir ya da e-postayla almayı tercih edebilir.
E-postayla gönderim
Neler gönderilir
Fatura GİB'e iletildikten sonra müşterinin e-posta adresine gönderilir. Müşteri faturayı e-postadan açar, görüntüler ve saklar. Otomatik faturalamada bu adım fatura kesilir kesilmez kendiliğinden gerçekleşir; elle bir e-posta yazmanız gerekmez. Elle düzenlediğiniz faturalarda da faturayı fatura editöründen e-postayla gönderebilirsiniz. Böylece otomatik ya da elle kesilmiş olsun, her fatura müşteriye aynı yoldan ve aynı görünümle ulaşır.
Doğru adrese gitmesi için
E-posta gönderiminin en sık sorunu adresin kendisidir. Sipariş sırasında yazım hatası yapılmış ya da kullanılmayan bir adres verilmiş olabilir. Kendi sitenizde e-posta alanını zorunlu tutmak ve ödeme sayfasında adresi tekrar göstermek bu sorunu azaltır. Kurumsal müşterilerde ise faturanın satın almacıya değil muhasebe birimine gitmesi gerekebilir; bu adresi müşterinin cari kaydında tutun.
Müşteri faturayı bulamadığında
Fatura müşterinin gereksiz e-posta klasörüne düşmüş olabilir; önce bunu kontrol etmesini isteyin. Gerekirse faturayı arşivden bulup yeniden e-postayla gönderirsiniz; adres yanlışsa doğru adrese iletirsiniz. Aynı müşteriden benzer şikâyet tekrar geliyorsa sorun büyük olasılıkla kayıtlı adrestedir; adresi müşteriyle teyit edip kaydı güncelleyin.
Satış kanalına fatura linki
Link ne işe yarar
Pazar yerlerinde müşteriyle ilişkinin önemli bir kısmı kanal üzerinden yürür. Bazı kanallar, satıcının faturayı siparişe link olarak eklemesine izin verir. Fatura linki siparişe iletildiğinde müşteri faturasına sipariş bilgileri üzerinden ulaşır ve e-posta kutusunda arama yapmasına gerek kalmaz.
Otomatik iletim
eFaturan altyapısıyla çalışan earsivfaturaportal'da fatura, destekleyen kanallara link olarak otomatik iletilir. Elle yapıldığında her sipariş için linki kopyalayıp kanal paneline yapıştırmak gerekir; sipariş sayısı arttıkça bu adım en kolay atlanan iştir.
Müşterinin e-postası yoksa
Pazar yerleri alıcının iletişim bilgilerini satıcıyla her zaman tam olarak paylaşmayabilir. Böyle durumlarda kanal linki, faturanın müşteriye ulaşmasının ana yolu olur. Kanalın link desteği yoksa ya da kısıtlıysa faturanın müşteriye nasıl ulaşacağını o kanalın satıcı kuralları çerçevesinde belirleyin.
Bu durumu bilmek, müşteri hizmetleri ekibinizin “faturam nerede?” sorusuna doğru cevap vermesini de kolaylaştırır: müşteriyi e-posta kutusuna değil, sipariş detayına yönlendirmek gerekebilir. Pazar yerine göre ayrıntılar için pazar yeri faturalama sayfasına bakabilirsiniz.
Fatura bilgisiyle ilgili gelen talepler
Faturayı ulaştırdıktan sonra da müşteriden talepler gelebilir. En sık görülenler şunlardır:
- Adres ya da isim düzeltmesi. Kesilmiş bir faturadaki bilgiyi değiştirmek için faturayı yeniden göndermek yetmez. Düzeltmenin hangi yolla yapılacağını mali müşavirinizle belirleyin.
- Faturanın şirket adına istenmesi. Sipariş bireysel olarak verilmiş ve fatura kesilmişse aynı şekilde mali müşavirinize danışın; tekrarını önlemek için ödeme sayfanızdaki kurumsal seçeneği görünür hale getirin.
- Toplu fatura talebi. Düzenli alım yapan bir şirket aylık fatura listesi isteyebilir; arşivden toplu indirme ile bunu hızla hazırlarsınız.
Bu tür taleplere verilecek cevapları kısa bir iç not olarak müşteri hizmetleri ekibinizle paylaşmak, her seferinde aynı soruyu yeniden araştırmayı önler.
Kanallara göre iletim özeti
| Kanal | Birincil yol | Ek yol |
|---|---|---|
| Pazar yeri | Kanalın desteklediği fatura linki | E-posta adresi biliniyorsa e-posta |
| Kendi e-ticaret siteniz | Siparişteki e-posta adresi | Altyapı destekliyorsa sipariş linki |
| Satış Linki | Ödeme sırasında alınan e-posta | Arşivden yeniden gönderim |
| Fiziksel mağaza | Müşterinin tercihi: e-posta ya da kâğıt | Arşivden yeniden gönderim |
| Kurumsal müşteri (e-Fatura) | GİB sistemi üzerinden e-Fatura adresi | E-posta kopyası |
Otomatik iletimde kontrol noktaları
Otomatik faturalamada gönderim de otomatiktir, ama arada takip edilmesi gereken şeyler kalır. Günlük rutininize şunları ekleyin:
- Onaya düşen siparişleri kontrol edin; bu siparişlerin faturası kesilmediği için müşteriye de bir şey gitmemiştir.
- Hata mesajlarını gözden geçirin; mesaj sorunun nedenini anlaşılır biçimde söyler.
- Müşteri hizmetlerine gelen fatura sorularını arşivden hızlıca cevaplayın.
- Yeni bir kanal bağladıktan sonraki ilk günlerde, o kanaldan gelen birkaç siparişte faturanın müşteriye gerçekten ulaştığını sipariş detayından kontrol edin.
Otomatik akışın tamamı otomatik fatura kesme rehberinde.
Gönderim düzenini kurmak için
İletim düzenini kurarken her kanal için iki soruyu cevaplayın: fatura müşteriye birincil olarak hangi yoldan gidecek ve ulaşmadığında ekip nereye bakacak? Bu iki cevap netse müşteri hizmetlerine gelen fatura soruları kısa sürede kapanır. Kendi siteniz varsa internet satışı faturasında yer alacak bilgileri e-ticaret sitesi için e-Arşiv rehberinden kontrol edin. Fatura gönderimini kanallarınıza göre birlikte planlamak için iletişim sayfasından bize ulaşın; portalın arşiv ve gönderim tarafı e-Arşiv fatura portalı sayfasında.