Otomatik kesimde bir siparişin yolculuğu
Otomatik fatura kesme, satış kanalından gelen siparişi faturanın kaynağı olarak kullanır. eFaturan altyapısında bir siparişin izlediği yol şöyledir:
- Sipariş gelir. Bağlı pazar yerinden ya da e-ticaret sitesinden gelen sipariş sipariş listesine düşer.
- Bilgiler okunur. Alıcı, adres, ürün kalemleri ve tutar siparişten alınır.
- Tutar doğrulanır. Sipariş tutarı doğrulanamazsa süreç burada durur; fatura kesilmez, sipariş onaya bırakılır.
- Belge türü seçilir. Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura.
- Numara verilir. Fatura, seri ve yıl bazında boşluksuz sıradaki numarayı alır.
- GİB'e iletilir. Fatura GİB sistemine gönderilir.
- Müşteriye ulaşır. E-postayla gönderilir; kanal destekliyorsa fatura linki siparişe iletilir.
Bu adımların hiçbirinde ekranda bir şeye tıklamanız gerekmez. Sizin işiniz, onaya düşen siparişleri ve hata mesajlarını takip etmektir. Elle çalışan bir ekipte her siparişe ayrılan dikkat, otomatik akışta yalnızca istisnalara ayrılır.
Elle ve otomatik faturalama yan yana
Aynı siparişin iki yöntemde nasıl ilerlediğini yan yana görmek, otomasyonun neyi değiştirdiğini netleştirir:
| Adım | Elle faturalama | Otomatik kesim |
|---|---|---|
| Siparişi bulmak | Her kanalın panelini açmak | Sipariş listeye kendiliğinden düşer |
| Alıcı ve kalemler | Kopyalayıp fatura ekranına yazmak | Siparişten okunur |
| Belge türü | Kayıt durumunu ayrıca sorgulamak | Alıcıya göre sistem seçer |
| Numara | Sıradaki numarayı takip etmek | Seri ve yıl bazında sistem verir |
| Müşteriye iletim | E-posta yazmak, linki kanala yüklemek | E-posta ve destekleyen kanalda link |
| Hata kontrolü | Çalışanın dikkatine bağlı | Tutar doğrulaması, çift fatura engeli |
Elle faturalama küçük hacimde iş görür. Sipariş sayısı arttıkça her satırdaki birkaç dakikalık iş birikir ve dikkat dağıldıkça hata olasılığı yükselir.
Hatayı önleyen güvenceler
Otomasyonun değeri hız kadar güvenliktedir. Elle çalışırken dikkatli bir çalışanın fark edeceği hataları sistemin de yakalaması gerekir.
Bir siparişe yalnızca bir fatura
Aynı sipariş ikinci kez listeye gelse ya da biri aynı siparişi elle faturalamaya çalışsa bile ikinci fatura oluşmaz. Çift fatura, düzeltmesi en zahmetli hatalardandır; iptal, müşteriye açıklama ve kayıtlarda karışıklığı birlikte getirir.
Tutar tutmuyorsa durmak
Kampanya, kupon, kısmi iptal ya da kanal tarafındaki bir veri sorunu sipariş tutarını beklenmedik hale getirebilir. Tutar doğrulanamadığında sistem tahmin yürütmez; faturayı kesmez ve siparişi onayınıza bırakır.
Boşluksuz numara
Aynı anda birçok kanaldan sipariş gelse bile numaralar seri ve yıl bazında sırayla, boşluk bırakmadan verilir. Numaralandırmanın ayrıntıları fatura numarası ve seri yönetimi rehberinde.
Anlaşılır hata mesajları ve şifreli bilgiler
Bir fatura kesilemediğinde nedeni teknik bir kodla değil, anlaşılır bir mesajla gösterilir. Mağaza ve fatura bağlantı bilgileri şifreli saklanır.
Deneme ortamı
İlk faturalar GİB'e gönderilmeden önce deneme ortamında görülebilir. Otomasyonu açmadan önce alanların doğru dolduğunu kendi gözünüzle kontrol edersiniz.
Otomatik kesimi ne zaman kapalı tutmalı?
Otomatik kesim açılıp kapatılabilen bir ayardır. Kapalıyken siparişler listede bekler; siz görür, seçer ve tek tek ya da toplu faturalarsınız.
Kapatmayı gerektiren durumlar
Şu durumlarda kapalı tutmak daha doğru olabilir:
- Yeni bir kanal bağladığınızda. İlk siparişlerin faturaya nasıl yansıdığını görmeden otomasyona geçmeyin.
- Fiyat ya da vergi ayarlarını değiştirdiğinizde. Mağaza tarafındaki bir ayar hatası doğrudan faturaya taşınabilir.
- Ödemesi sonradan gelen siparişlerde. Havale ya da kapıda ödeme ağırlıklı çalışıyorsanız iptal oranını gözlemleyin.
- Kurumsal siparişleri teyit etmeniz gerekiyorsa. Bazı alıcılar fatura bilgisini siparişten sonra değiştirmek isteyebilir.
- Yurt dışı ya da özel durumlu satışlarda. Belge türü ve senaryo standart satıştan farklı olabilir.
- Başka bir fatura sisteminden geçerken. Eski sistemde faturası kesilmiş siparişlerin yeniden faturalanmaması için ilk günlerde listeyi gözle kontrol edin.
Kapalı modda günlük iş
Kapalı modda faturalama bir rutine bağlanmalıdır; aksi halde bekleyen siparişler birikir. Gün içinde belirli saatlerde listeyi açın, siparişleri kontrol edin ve faturalayın. Paketleme saatinden önce faturalamayı bitirmek, toplama listesinin eksiksiz çıkmasını sağlar. Kapalı modda geçen her günün sonunda, neden kapalı tuttuğunuzu ve hangi koşulda yeniden açacağınızı ekiple birlikte gözden geçirin.
Açmadan önce kontrol listesi
| Kontrol | Neden |
|---|---|
| İlk faturaları deneme ortamında gördünüz mü? | Alanların doğru dolduğunu GİB'e göndermeden görmek |
| KDV oranları doğru mu? | Yanlış oran tüm faturalara yayılır |
| Kurumsal alıcıda belge türü doğru seçiliyor mu? | Mükellefe e-Arşiv kesilmemesi |
| Kargo bedeli faturada beklediğiniz gibi mi? | Tutarın sipariş tutarıyla örtüşmesi |
| Müşteriye e-posta ulaşıyor mu? | İnternet satışında elektronik iletim |
| Onaya düşen siparişleri kim takip edecek? | Bekleyen siparişin unutulmaması |
Listedeki son satır en sık atlanandır. Otomasyon açıldığında ekip faturayı düşünmeyi bırakır; onaya düşen siparişlerin sorumlusu belli değilse bu siparişler faturasız kalabilir. Bu kişiye uygun yetkiyi tanımlayın ve listeye günde en az bir kez bakmasını rutin haline getirin.
Otomasyona geçiş için sonraki adım
Otomatik kesim, pazar yeri faturalama ve e-ticaret faturalama çözümlerinin merkezindedir. Kanallarınızı bağlayıp ilk faturaları deneme ortamında görmek için iletişim sayfasından bize ulaşın. Bir portal seçme aşamasındaysanız otomasyonun kapatılabilir olmasını fatura portalı nasıl seçilir kontrol listenize ekleyin.