Fatura ile ön muhasebe neden aynı yerde
Fatura bir programda, cari hesaplar bir tabloda, stok başka bir dosyada tutulduğunda her satış üç kez yazılır. Pazar yeri ve e-ticaret satıcısında bu tekrar daha da büyür, çünkü siparişler zaten otomatik gelmektedir. Faturayı otomatik kesip ardından stoku elle düşmek, işin yalnızca yarısını otomatikleştirmek demektir. Ay sonunda tablolar arasında tutmayan rakamları aramak da bu dağınıklığın bedelidir: hangi faturanın tahsil edildiği, hangi ürünün gerçekte kaç adet kaldığı ve hangi giderin henüz kaydedilmediği ayrı ayrı yerlerde kalır.
earsivfaturaportal'da ön muhasebe modülleri faturayla aynı panelde çalışır. Kesilen fatura stoktan düşer; cari hesap, kasa-banka ve gelir-gider takibi aynı ekranlarda yürür. Ön muhasebe resmi defterlerin yerine geçmez; defterleriniz mali müşaviriniz tarafından tutulur. Portal, müşavirinize düzenli ve eksiksiz veri ulaştırmanızı sağlar.
Satış tarafı: tekliften cariye
Teklif hazırlama
Kurumsal müşterilere ya da toplu alım yapan alıcılara çoğu zaman önce teklif verirsiniz. Portalda teklifi hazırlar ve müşteriye link olarak gönderirsiniz. Müşteri teklifi onayladığında teklifi faturaya dönüştürürsünüz; kalemleri yeniden yazmanız gerekmez. Teklif ile fatura arasında fiyat farkı ya da eksik kalem oluşma riski böylece azalır.
Teklifin linkle gitmesi, e-posta eklerinde kaybolan PDF'lerle uğraşmayı da ortadan kaldırır. Müşteri teklifi tarayıcıda açar; siz de hangi teklifin onay beklediğini panelden görürsünüz.
Cari hesap takibi
Her müşteri ve tedarikçinin bir cari hesabı olur. Kime ne kadar fatura kestiğinizi, ne kadar tahsil ettiğinizi ve kalan bakiyeyi görürsünüz. Vadeli çalıştığınız bayiler ya da düzenli alım yapan şirketler için cari bakiye, tahsilat görüşmesinin ilk dayanağıdır. Tedarikçi tarafında da aynı görünüm, kime ne kadar borçlu olduğunuzu gösterir.
Para ve mal hareketi
Stok takibi
Stok takibini kullandığınızda kesilen fatura stoktan düşer. Ürün maliyetini tanımladıysanız satış bazında kârınızı da görürsünüz. Pazar yeri siparişleri otomatik faturalandığında portaldaki stok kaydı da aynı anda güncellenir; gün sonunda elle sayım yapmadan hangi üründen ne kadar kaldığını bilirsiniz. Bu, portaldaki iç kaydınızdır; pazar yeri panellerindeki stok adetlerinin yönetimi ayrı bir konudur.
Kasa, banka, çek ve senet
Nakit tahsilatları kasaya, havale ve EFT'leri banka hesaplarına işlersiniz. Çek ve senetle çalışıyorsanız vadeleri ve durumlarını aynı ekranda takip edersiniz. Böylece faturası kesilmiş ama parası gelmemiş satışlar ayrı bir listeye gerek kalmadan görünür. Vadesi yaklaşan çekleri önceden görmek, nakit planınızı da sağlıklı kurmanızı sağlar.
Gelir ve gider takibi
Satış faturaları gelir, gelen faturalar gider tarafında toplanır. Pazar yerinin komisyon faturası ya da kargo firmasının faturası e-Fatura olarak geldiğinde, kabul ettikten sonra tek adımda gidere kaydedersiniz. Gider kategorisi tedarikçiye göre belirlendiği için giderler kendi başlıklarında birikir. Bu konuyu kargo ve komisyon faturaları rehberinde ayrıca ele aldık.
Bir pazar yeri siparişinin ön muhasebedeki izi
Modüllerin birlikte nasıl çalıştığını bir örnekle görmek kolaydır. Bir pazar yerinden gelen sipariş şu yolu izler:
- Sipariş gelir, fatura kesilir. Otomatik kesim açıksa fatura sipariş gelince oluşur ve GİB'e iletilir.
- Stok düşer. Faturadaki ürün adedi portaldaki stoktan düşülür; maliyet tanımlıysa bu satıştan kalan kâr görünür.
- Ödeme gelir. Pazar yerinin hakediş ödemesi banka hesabınıza geçtiğinde bunu banka hareketi olarak işlersiniz.
- Komisyon gider olur. Pazar yerinin size kestiği komisyon faturası gelen belgelere düşer; kabul ettiğinizde tek adımda gidere kaydedilir.
- Dönem sonu raporlanır. Satışın ve komisyonun KDV'si KDV raporunda, gelir ve gider gelir-gider takibinde yer alır.
Bu zincirde hiçbir bilgi iki kez yazılmaz. Mali müşaviriniz de aynı veriyi kendi kullanıcısıyla görür.
Raporlar ve mali müşavirle çalışma
KDV raporu
Dönem sonunda satış ve alış faturalarınızdaki KDV'yi gösteren raporu alırsınız. Bu rapor beyannamenin yerine geçmez; mali müşavirinizin kontrolünü hızlandırır ve dönem içinde KDV yükünüzü önceden görmenizi sağlar.
Mali müşavir erişimi ve Luca aktarımı
Mali müşaviriniz kendi kullanıcısıyla girer. Faturaları, giderleri ve raporları görür, indirir; ama değişiklik yapamaz. Luca kullanan müşavirler için aktarım dosyası hazırlanır. Ay sonunda e-postayla dosya taşımak yerine müşavir ihtiyacı olanı doğrudan panelden alır.
Ekip yetkileri
Depo sorumlusu stoku, satış ekibi teklifleri, muhasebe kasa-bankayı takip eder. Ekipte herkes yalnızca yetkisi kadarını görür; maliyet ve kâr bilgisini herkesle paylaşmak zorunda kalmazsınız.
Hangi işletmeye hangi modül
| İşletme | Öne çıkan modüller |
|---|---|
| Pazar yeri satıcısı | Faturayla düşen stok, gider kaydı, kâr görünümü |
| B2B satış yapan toptancı | Teklif, cari, çek-senet |
| Hizmet veren işletme | Teklif, kasa-banka, gelir-gider |
| Çok kanallı perakendeci | Stok, maliyet ve kâr, KDV raporu |
Birden çok kanaldan satış yapıyorsanız ön muhasebenin kanal operasyonuyla nasıl birleştiğini çoklu kanal satışta fatura yönetimi rehberinde bulabilirsiniz.
Başlamak için
Ön muhasebe modülleri fatura portalıyla birlikte kullanılır. Hepsini ilk günden kullanmak zorunda değilsiniz; faturayla başlayıp stok ve gider takibini ihtiyaç duydukça ekleyebilirsiniz. Hangi modüllere ihtiyaç duyduğunuzu ve mevcut verinizin nerede durduğunu iletişim sayfasından paylaşın; kurulumda ekip size yol gösterir. Fatura tarafı için e-Fatura portalı ve e-Arşiv fatura portalı sayfalarına göz atabilirsiniz.