ikas mağazanızı bağlamak
API bilgilerini almak
ikas yönetim panelinizden, dış uygulamalar için ayrılmış bölümden API bilgilerinizi oluşturursunuz. Hangi izinlerin verileceğini ve bilgilerin nereden alınacağını kurulumda ekip sizinle birlikte adım adım gösterir. Bilgileri oluşturan kişinin mağazada yönetici yetkisine sahip olması işleri hızlandırır.
Portalda doğrulama
Bilgileri earsivfaturaportal panelinde ikas kanalına girdiğinizde sistem bağlantıyı doğrular. Bir sorun varsa anlaşılır bir mesajla neyin eksik olduğunu görürsünüz. Mağaza ve fatura bağlantı bilgileri şifreli saklanır. Doğrulamanın ardından ilk faturalarınızı GİB'e göndermeden önce deneme ortamında incelersiniz; alıcı bilgileri, ürün adları, KDV oranları ve internet satışı bilgileri beklediğiniz gibiyse canlıya geçersiniz.
ikas siparişi faturaya nasıl dönüşür
Bağlantı kurulduğunda ikas siparişleri portaldaki sipariş listesine düşer. Otomatik kesim açıksa fatura sipariş gelince kendiliğinden kesilir; kapalıysa sipariş sizi bekler. Fatura kesilmeden önce sipariş tutarı kontrol edilir; doğrulanamazsa fatura kesilmez ve onaya bırakılır. Aynı ikas siparişi için ikinci bir fatura oluşmaz; faturalar seriye ve yıla göre atlamasız numaralanır.
Belge türü alıcıya göre belirlenir. Bireysel müşteriye e-Arşiv Fatura düzenlenir; müşteri TC kimlik numarası vermediyse 11111111111 kullanılabilir. Şirket adına verilen siparişlerde vergi numarası üzerinden kayıt durumu sorgulanır; e-Fatura mükellefi şirkete e-Fatura kesilir. Kurumsal müşterilerinizin vergi bilgilerini ödeme sayfasında nasıl topladığınızı kurulumda belirtin; bu bilginin faturaya nasıl aktarılacağı birlikte kontrol edilir. Bilgi eksik gelirse şirkete bireysel fatura kesilmesi riski doğar; bu yüzden kurumsal seçeneğin ödeme sayfasında açıkça görünmesi önemlidir.
Kendi sitenizden yaptığınız satışta e-Arşiv fatura internet satışına ait bilgileri taşır ve müşteriye elektronik ortamda iletilir. Fatura müşterinin siparişteki e-posta adresine gönderilir; altyapının fatura linkini kabul ettiği durumlarda link siparişe de iletilir.
Ödeme yöntemlerine göre dikkat edilecekler
| Ödeme yöntemi | Faturalama açısından dikkat |
|---|---|
| Kartla ödeme | Ödeme sipariş anında alınır; otomatik kesim için en öngörülebilir durum |
| Havale/EFT | Sipariş ödeme gelmeden oluşabilir; ödeme teyidi sürecinizi gözden geçirin |
| Kapıda ödeme | Tahsilat teslimatta yapılır; teslim edilemeyen ve iade gelen siparişleri iptal/iade ekranından izleyin |
Faturada ödeme şekli ve tarihi gibi internet satışı bilgileri yer aldığı için ödeme yöntemlerinizin siparişe doğru işlenmesi önemlidir. Havale ve kapıda ödeme ağırlıklı çalışıyorsanız otomatik kesimi açmadan önce birkaç gün siparişleri kontrol ederek faturalamayı düşünebilirsiniz. Faturalama anını mali müşavirinizle birlikte belirleyin.
Kampanya ve indirim kodları
İndirim kodu, sepette indirim ya da ücretsiz kargo gibi kampanyalar sipariş tutarını değiştirir. Faturanın sipariş tutarıyla örtüşmesi için kampanyanın sipariş verisine nasıl yansıdığı önemlidir. Tutar doğrulanamazsa fatura kesilmez ve sipariş onaya bırakılır; yani bir kampanya ayarındaki sorun yanlış tutarlı faturaya dönüşmeden önce sizin önünüze gelir.
Yeni bir kampanya başlattığınız gün onaya düşen siparişlere daha sık bakın. İndirimin faturada nasıl gösterileceği konusunda bir tereddüdünüz varsa uygulamanızı mali müşavirinizle netleştirin ve ilk kampanyalı siparişlerin faturalarını kontrol edin.
İptal, iade ve değişim
ikas siparişlerinde iptal ya da iade olduğunda sipariş portalın iptal/iade ekranında görünür. Faturası henüz kesilmemiş bir siparişte işiniz kolaydır; faturası kesilmiş siparişlerde ise kullanılacak belge iadenin zamanına ve alıcının durumuna göre değişir. e-Fatura mükellefi bir şirket iade ederken genellikle kendisi iade faturası düzenler; bireysel alıcıdan gelen iadede uygulamayı mali müşavirinizle belirleyin. Gerekli olduğunda iade faturasını fatura editöründe hazırlarsınız.
Ürün değişimlerinde de aynı ilke geçerlidir: değişimin faturaya nasıl yansıyacağını tek tip bir kurala bağlamak için mali müşavirinizle bir uygulama belirleyin ve müşteri hizmetleri ekibinizle paylaşın.
Online mağaza ile fiziksel mağazayı birlikte yönetmek
ikas mağazanızın yanında bir fiziksel mağazanız ya da şubeniz varsa, portalda Fiziksel Mağaza / Şube de bir kanal olarak tanımlanır. Mağazada yapılan satışların faturası da aynı panelden kesilir; böylece online ve mağaza satışları aynı numara sırasında, aynı arşivde toplanır. Mali müşaviriniz iki kanalın faturalarını tek yerden görür.
Stok tarafı
Stok takibini kullanıyorsanız hem ikas siparişlerinin hem mağaza satışlarının faturaları portaldaki stoktan düşer. Ürün maliyetini tanımladıysanız kanal fark etmeksizin satış başına kârınızı görürsünüz. Bu, portaldaki stok kaydınızdır; ikas tarafındaki stok adetlerinin nasıl yönetileceği ayrı bir konudur.
Ekip ve yetki
Mağaza çalışanına, online sipariş operasyonuna ve muhasebeye farklı yetkiler tanımlayabilirsiniz; ekipte herkes yalnızca yetkisi kadarını görür. Mağazada ya da depoda bilgisayar başında olmayan çalışanlar portalı telefonun ana ekranına mobil uygulama olarak ekleyip kullanabilir.
Birden çok kanalı birlikte yönetmenin genel düzeni çoklu kanal satışta fatura yönetimi rehberinde.
ikas bağlantısı için sonraki adım
İletişim sayfasından ikas mağazanızı, kullandığınız ödeme yöntemlerini ve varsa fiziksel mağazanızı anlatın. Kurulumda ikas bağlantısı ve diğer kanallar birlikte kurulur. Görüşmeden önce şu bilgileri hazırlamanız işi hızlandırır:
- ikas yönetim paneline yönetici yetkisiyle erişebilen kişi,
- açık ödeme yöntemleri ve kapıda ödemenin payı,
- kurumsal müşteri bilgilerini ödeme sayfasında nasıl topladığınız,
- fiziksel mağaza ya da pazar yeri gibi diğer kanallarınız. Otomatik kesimin hangi koşullarda açılacağını otomatik fatura kesme rehberinden, diğer altyapı seçeneklerini e-ticaret faturalama sayfasından inceleyebilirsiniz.