Ay sonu kapanışı çoğu satıcıda mali müşavirin tek bir sorusuyla başlar: dönemin belgeleri tamam mı? Birden çok pazar yerinde, kendi sitenizde ve belki bir fiziksel mağazada satış yapıyorsanız bu soruya güvenle cevap vermek, ayın son günlerinde birkaç kontrolü sırayla yapmayı gerektirir. Pazar yerinin ödemesini satış ve gider faturalarıyla karşılaştırma adımlarını kargo ve komisyon faturaları rehberinde anlattık. Burada kapanışın geri kalanına odaklanıyoruz: faturasız kalan sipariş, ay sınırındaki siparişler, açık iadeler, gelen belgeler ve mali müşavire teslim.
Kapanış haftasının sırası
Kontrolleri rastgele değil, bir sırayla yapmak işi kısaltır. Her adım bir sonrakinin girdisini hazırlar.
| Aşama | Kontrol | Sorumlu |
|---|---|---|
| Ayın son haftası | Onay listesi ve bekleyen siparişler | Onay sorumlusu |
| Ayın son haftası | Açık iade ve iptal kayıtları | Müşteri hizmetleri, muhasebe |
| Ayın son iş günü | Ay sınırındaki siparişler, taslak faturalar | Muhasebe |
| Yeni ayın ilk günleri | Gelen belgeler, hakediş karşılaştırması | Muhasebe |
| Yeni ayın ilk günleri | Mali müşavire teslim | Muhasebe |
Tablodaki sorumluları kendi ekibinize göre değiştirin. Önemli olan, her satırın bir sahibinin olması ve herkesin bir başkasının baktığını varsaymamasıdır.
Faturasız sipariş kalmadı mı?
Kapanışın ilk sorusu satış tarafıdır: bu ay gönderilen her siparişin faturası kesildi mi?
Onay listesi ve bekleyen siparişler
Otomatik kesim açıkken faturasız kalabilecek siparişler, tutarı doğrulanamadığı için onaya düşenlerdir. Otomatik kesimi kapattığınız dönemlerde ise siparişler listede faturalanmayı bekler. Ayın son haftasında her iki grubu da sıfıra indirin ya da kalan her siparişin neden beklediğini not edin. Onaya düşen siparişlerde izlenecek karar adımlarını otomatik faturalamada onay düzeni yazısında anlattık.
Kanal panelleriyle karşılaştırma
Portaldaki faturalı sipariş sayısını, her kanalın kendi panelindeki gönderilmiş sipariş sayısıyla kabaca karşılaştırın. Büyük bir fark varsa nedeni genellikle şunlardan biridir:
- Kanal bağlantısında bir sorun olmuş ve sipariş listeye hiç düşmemiştir; hata mesajlarına bakın.
- Sipariş iptal edilmiştir ve iptal/iade ekranında görünür.
- Sipariş başka bir yoldan, örneğin elle ya da eski bir sistemde faturalanmıştır.
Portala bağlı olmayan satışlar
Excel'den içe aktardığınız toplu satışlar, Satış Linki ile ödenen siparişler ve fiziksel mağaza satışları da aynı listede faturalanır. Ama kanal bağlantısı olmayan bir satış kaynağınız varsa, örneğin dosyası henüz içe aktarılmamış bir toplu satış, kapanıştan önce onu da listeye almayı unutmayın. Kanalları tek düzende toplamanın mantığını çoklu kanal satışta fatura yönetimi rehberinde bulabilirsiniz.
Ay sınırında kalan siparişler
Ayın son saatlerinde gelen ve ertesi gün faturalanan siparişler, kapanışın en çok soru doğuran grubudur. Otomatik kesim açıkken fatura sipariş gelince oluştuğu için bu durum seyrek görülür. Onaylı çalıştığınız dönemlerde ya da onaya düşen siparişlerde ise sipariş bir ayda, fatura diğer ayda kalabilir.
Bu siparişlerde faturanın hangi tarihle düzenleneceği ve hangi döneme ait sayılacağı, teslim ya da gönderim tarihiyle ilgili bir konudur. Kuralı mali müşavirinizle bir kez belirleyin ve ay sonunda yalnızca uygulayın. Ayın son günü bekleyen siparişleri bitirmek, bu soruyu büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Taslak faturalar
Fatura editöründe taslak olarak kaydettiğiniz faturaları ay sonunda gözden geçirin. Bir taslağı yeni ayda tamamlıyorsanız fatura tarihine bakın. Aralık kapanışında bu kontrol daha da önemlidir: numaranın içindeki yıl ile fatura tarihindeki yıl örtüşmelidir. Yıl geçişinin ayrıntıları fatura numarası ve seri yönetimi rehberinde.
Açık iadeler ve iptaller
İptal/iade ekranında ay içinde biriken kayıtları kapanmadan önce gözden geçirin. Üç soru yeterlidir:
- Ay içinde iade gelen ve depoya ulaşan her siparişin belgesi düzenlendi mi?
- Taslakta bekleyen iade faturası var mı; varsa ürün kontrolü tamamlandı mı?
- Kurumsal alıcının düzenlediği iade faturaları gelen belgelere düştü mü ve ilgili satış faturasıyla eşleştirildi mi?
Açık kalan iadeleri yeni aya devrederken nedenini yazın. İadeyi ürün, belge ve para olmak üzere üç hat üzerinden izleme yöntemini pazar yeri iadelerini kayıpsız yönetmek yazısında anlattık.
Gelen belgeler ve hakediş
Kapanışın gider tarafı, pazar yerlerinden, kargo firmalarından ve tedarikçilerden gelen faturalardır.
- Yanıt bekleyen ticari faturalar: Ticari senaryoyla gelen faturalara 8 gün içinde kabul ya da red yanıtı verilebilir. Bu süreyi ay sonuna bırakmayın; portal hangi faturanın yanıt beklediğini gösterir.
- Temel senaryodaki itirazlar: Temel senaryoda sistem üzerinden yanıt yoktur. İçeriğe itirazınız varsa Türk Ticaret Kanunu 21/2 uyarınca 8 gün içinde itiraz etmeniz gerekir.
- Gider kaydı: Kabul ettiğiniz fatura tek adımda gidere kaydedilir. Gider kategorisi tedarikçiye göre belirlendiği için kargo ve pazar yeri giderleri ayrı başlıklarda toplanır.
- Hakediş karşılaştırması: Her kanal için satış toplamını, gelen faturaları ve yapılan ödemeyi karşılaştırın.
e-Fatura mükellefi olarak gelen belgeleri tek panelde karşılamanın ayrıntıları e-Fatura portalı sayfasında.
Mali müşavire teslim
Kontroller bittiğinde mali müşavirinizin ihtiyaç duyduğu her şey tek yerde durur. Mali müşavir kendi kullanıcısıyla girer; faturaları, giderleri ve raporları görür ve indirir, değişiklik yapamaz. Luca kullanıyorsa aktarım dosyası alınır.
| Mali müşavirin sorusu | Nereden cevaplanır |
|---|---|
| Bu ayın satış faturaları tamam mı? | Fatura arşivi ve toplu indirme |
| Gider faturaları kaydedildi mi? | Gelen belgeler ve gider kayıtları |
| KDV tarafı nasıl? | KDV raporu |
| Muhasebe programına nasıl aktarılacak? | Luca aktarım dosyası |
| Ay içinde olağan dışı bir şey oldu mu? | Sizin hazırladığınız kısa istisna notu |
Son satır çoğu zaman atlanır. Ay içinde onaydan elle faturalanan siparişleri, açık kalan iadeleri ve ay sınırında verilen kararları birkaç satırlık bir notla iletmek, mali müşavirinizin size geri dönüp soru sormasını büyük ölçüde azaltır. Gelir, gider ve KDV raporunun birlikte nasıl izlendiğini ön muhasebe sayfasında görebilirsiniz.
Kapanışı kısaltmanın yolu ay içinden geçer
Ay sonu kapanışı, ay içinde yapılmayan işlerin toplandığı yer olduğunda uzar. Kontrolleri aya yaymak, kapanışı yeni iş yapılan bir dönem olmaktan çıkarıp kısa bir doğrulamaya dönüştürür:
- Her gün: Onay listesini boşaltın ya da bekleyenlere not düşün.
- Haftada birkaç kez: Gelen belgelere bakın, ticari faturaları yanıtlayın.
- Haftada bir: İptal/iade ekranını, depoya giren iade paketleriyle ve belgelerle karşılaştırın.
- Ayın son haftası: Ay sınırındaki siparişleri ve taslakları kontrol edin.
- Yeni ayın başı: Hakedişleri karşılaştırın, istisna notunu yazın, mali müşavire teslim edin.
Kapanış düzeninizi portal üzerinde kurmak için bize yazın.