Otomatik fatura kesim açıldığında siparişlerin büyük kısmı kimse dokunmadan faturalanır. Geriye istisnalar kalır: tutarı doğrulanamadığı için bekleyen siparişler, bilgisi teyit edilmesi gereken kurumsal alıcılar, iptal ihtimali yüksek ödemeler. Bu istisnaların nasıl ele alınacağı önceden kararlaştırılmazsa onay listesi sessizce büyür ve bir gün müşteri hizmetlerine “faturam nerede?” sorusu olarak geri döner. Aşağıda, hangi siparişin kendiliğinden, hangisinin kontrol edilerek faturalanacağını belirleyen bir onay düzenini adım adım kuruyoruz.
Kararı üç katmanda düşünün
Onay düzeni tek bir ayardan ibaret değildir. Üç ayrı katmanda verilen kararlar bir araya gelir:
| Katman | Kararı kim verir | Ne belirler |
|---|---|---|
| Sistemin güvenceleri | Altyapı | Tutarı doğrulanamayan siparişin faturalanmaması, çift fatura engeli, belge türü seçimi |
| Çalışma modu | Siz | Otomatik kesimin açık mı, kapalı mı olduğu |
| Ekip kuralları | Siz ve mali müşaviriniz | Onaya düşen ya da bekleyen siparişte ne yapılacağı |
İlk katman sizden bağımsız çalışır. eFaturan altyapısında sipariş tutarı doğrulanamazsa fatura kesilmez, sipariş onaya bırakılır. Bir siparişe yalnızca bir fatura kesilir. Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura seçilir. Bu güvenceler otomatik kesim kapalıyken de geçerlidir.
İkinci katman, otomatik kesimi hangi dönemlerde açık tutacağınızdır. Yeni kanal bağlarken, ayar değiştirirken ya da başka bir sistemden geçerken kapalı tutmanın gerekçelerini otomatik fatura kesme rehberinde ayrıntılı anlattık. Buradaki odak üçüncü katman: istisnalar geldiğinde ekibin ne yapacağı.
Sipariş akışınızı sınıflandırın
Kural yazmadan önce elinizdeki sipariş tiplerini tanıyın. Son birkaç haftanın siparişlerine bakıp her birini aşağıdaki gruplardan birine yerleştirmek, hangi tipin ne kadar dikkat istediğini gösterir.
| Sipariş tipi | Faturada risk | Önerilen yaklaşım |
|---|---|---|
| Bireysel alıcı, standart ürün | Düşük | Otomatik kesime bırakın |
| Çok kalemli sipariş | Kalem ve KDV oranı karışıklığı | Otomatik; yeni ürün grubunun ilk siparişlerini otomatik kesim kapalıyken görün |
| Kuponlu ya da kampanyalı sipariş | Tutar uyuşmazlığı | Otomatik; onaya düşenleri aynı gün çözün |
| Kurumsal fatura isteyen alıcı | Eksik ya da hatalı vergi numarası | Otomatik; şüpheli numarada alıcıyla teyit |
| Kapıda ödeme ya da havale | Faturadan sonra iptal | Yoğunsa onaylı dönemi değerlendirin |
| Yurt dışı satış | Belge türü ve senaryo farkı | Mali müşavirinizle belirlenen yöntemle |
| Excel'den içe aktarılan toplu satış | Dosyadaki biçim hataları | Aktarımdan sonra listeyi gözden geçirip toplu faturalayın |
Bu tablo bir ayar ekranı değil, ekibinizin karar tablosudur. Hangi tiplerin ağırlıkta olduğunu bildiğinizde, otomatik kesimi açık tutmanın ne kadar istisna üreteceğini de öngörürsünüz.
Onaya düşen sipariş için karar adımları
Onay listesine düşen her sipariş için aynı sırayı izlemek, kişiye göre değişen kararları önler.
- Mesajı okuyun. Fatura kesilemediğinde neden anlaşılır bir mesajla gösterilir. Tahmin yürütmeden önce mesajın ne söylediğine bakın.
- Tutarı karşılaştırın. Siparişin portaldaki tutarını, kanal panelindeki tutarla yan yana koyun.
- Farkın kaynağını bulun. Kupon, kargo bedeli, kısmi iptal ya da kanal tarafındaki bir veri sorunu en sık görülen nedenlerdir.
- Karar verin. Aşağıdaki dört yoldan birini seçin.
- Not bırakın. Bekletilen her siparişin yanında neden beklediği ve kimin takip ettiği yazsın.
Dört olası karar
| Durum | Karar | Kim |
|---|---|---|
| Fark açıklanabilir, sipariş doğru | Siparişi kontrol ederek faturalayın | Onay sorumlusu |
| Mağaza ayarında hata var | Önce kanalda düzeltin, sonra faturalayın | Mağaza sorumlusu |
| Alıcı bilgisi şüpheli | Alıcıyla teyit edin, sonra faturalayın | Müşteri hizmetleri |
| İptal ihtimali var | Belirli bir süre bekletin, iptal gelmezse faturalayın | Onay sorumlusu |
Elle faturaladığınız siparişte de güvenceler aynıdır. Aynı sipariş iki kez faturalanmaz, numara seri ve yıl bazında sıradaki boşluksuz numarayı alır. Numaralandırmanın ayrıntıları fatura numarası ve seri yönetimi rehberinde.
Bekletmeye sınır koyun
Onay listesi bir park alanı değildir. Basit bir kural işe yarar: gün sonunda liste ya boştur ya da kalan her siparişin üzerinde bir not vardır. Not olmadan bekleyen sipariş, unutulmuş sipariştir.
Kuyruğu kaynağında küçültün
Onay listesiyle her gün uğraşmak, sorunun belirtisini temizlemektir. Kalıcı çözüm, aynı nedeni tekrar tekrar üreten ayarı bulmaktır.
Nedenleri kaydedin
Onaya düşen her siparişin nedenini basit bir tabloya yazın: tarih, kanal, neden, alınan karar. Birkaç hafta sonra tablo size şunu söyler:
- Hangi kanal daha çok istisna üretiyor?
- Hangi neden tekrar ediyor: kargo bedeli mi, kupon mu, belirli bir ürün grubu mu?
- Hangi karar en çok zaman alıyor?
Tekrarlayan nedeni düzeltin
Aynı neden düzenli olarak tekrar ediyorsa sorun genellikle kanal tarafındaki bir tanımdadır. Ürün kartındaki KDV oranı, kargo ücretinin siparişe yansıma biçimi ya da kampanya kurgusu bunların başında gelir. Tanımı düzelttikten sonraki ilk siparişleri yakından izleyin; değişikliğin istenen etkiyi yaptığını görmeden kuralı kapatmayın.
Kanal bağlantısıyla ilgili hata mesajları ise başka bir başlıktır. Bağlantı doğrulanamadığında mesaj bunu açıkça söyler; çözüm, satıcı panelindeki bilgileri kontrol edip yeniden girmektir.
Rolleri ve yetkiyi netleştirin
Onay düzeninin en zayıf noktası, listenin sahipsiz kalmasıdır. Otomasyon açıldığında ekip faturayı düşünmeyi bırakır; bu iyi bir şeydir, yeter ki istisnaların bir sahibi olsun.
- Onay sorumlusu: Listeyi gün içinde belirli saatlerde açar, kararları verir ya da doğru kişiye yönlendirir.
- Yedek kişi: İzin ve yoğun günlerde aynı yetkiyle devralır.
- Mağaza sorumlusu: Kanal tarafındaki tanım hatalarını düzeltir.
- Müşteri hizmetleri: Alıcıyla teyit gereken siparişleri yürütür.
Ekipte herkes yalnızca yetkisi kadarını görür; onay sorumlusunun yetkisini bu işe göre tanımlayın. Bilgisayar başında olmayan sorumlu, telefonun ana ekranına eklenen mobil uygulamadan bekleyen siparişlere bakabilir.
İade ve iptallerde belge kararı da bu düzenin parçasıdır. İadeleri ürün, belge ve para hatları üzerinden izleme yöntemini pazar yeri iadelerini kayıpsız yönetmek yazısında anlattık.
İyi kurulmuş bir onay düzeninin işaretleri
- Sistemin güvencelerini, çalışma modunu ve ekip kurallarını ayrı katmanlar olarak tanımladınız.
- Sipariş tiplerinizi tanıyorsunuz ve her biri için bir yaklaşımınız var.
- Onaya düşen her sipariş aynı beş adımdan geçiyor.
- Gün sonunda onay listesi boş ya da her bekleyen siparişin bir notu var.
- Tekrarlayan nedenler kaynağında düzeltiliyor.
- Listenin bir sahibi ve bir yedeği var.
Onaylı ve otomatik çalışmanın bir kanal üzerinde nasıl yan yana yürüdüğünü görmek için n11 fatura entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz. Kendi sipariş akışınıza göre bir düzen kurmak isterseniz iletişim sayfasından bize ulaşın.