Bir pazar yeri iadesi, satıştan çok daha fazla kişinin elinden geçer: müşteri, pazar yeri, kargo firması, depo, müşteri hizmetleri ve muhasebe. Kayıp genellikle bu el değiştirmelerden birinde iz kaybolduğunda ortaya çıkar. Ürün depoya döner ama belgesi düzenlenmez. Belge düzenlenir ama ürün hiç gelmez. Pazar yeri bedeli müşteriye iade eder, sizin kayıtlarınızda ise satış olduğu gibi durur. Aşağıdaki düzen, iadeyi tek bir iş olarak değil, birbirine bağlı üç hat olarak ele alır ve her hattın nerede koptuğunu erken görmenizi sağlar.
İade üç ayrı hattan ilerler
Her iade aynı anda üç şeyi hareket ettirir. Bunları ayrı ayrı izlemezseniz biri tamamlandığında diğerlerinin de tamamlandığını varsayarsınız.
| Hat | Ne hareket eder | Nerede izlenir | Kopunca görülen belirti |
|---|---|---|---|
| Ürün | Paket depoya geri döner | Depo kayıtları, stok | Sayımda fark, kayıp ürün |
| Belge | Satışı düzelten iade belgesi | İptal/iade ekranı, fatura arşivi | Satış faturası düzeltilmeden duruyor |
| Para | Müşteriye iade, hakedişten kesinti | Pazar yeri ödemeleri, banka | Ödeme ile satış toplamı tutmuyor |
Bu üç hattın hızı aynı değildir. Ürün kargoda birkaç gün yol alırken pazar yerinin para tarafındaki işlemi farklı bir takvimle yürüyebilir. Belge ise ekipten birinin harekete geçmesini bekler. Düzenin amacı, üç hattın da her iade için eninde sonunda aynı noktada buluşmasıdır.
Önce iptal ile iadeyi ayırın
Fatura kesilmeden gelen iptal
Siparişin faturası henüz kesilmeden iptal edildiyse ortada düzeltilecek bir belge yoktur. Sipariş iptal/iade ekranında görünür, fatura kesilmez ve iş kapanır. Otomatik kesim açıkken fatura sipariş gelince oluştuğu için bu pencere kısadır. Kapıda ödeme ya da havale gibi iptal ihtimali yüksek siparişler ağırlıktaysa, otomatik kesimi hangi dönemlerde açık tutacağınızı bu açıdan da değerlendirin. Bu kararın genel çerçevesi otomatik fatura kesme rehberinde.
Fatura kesildikten sonra gelen iptal ya da iade
Fatura kesilip GİB'e iletildikten sonra o fatura sistemden silinmez. Numarası da kullanılmış sayılır; yeni bir faturaya verilmez. Numaranın neden boş kalmadığını fatura numarası ve seri yönetimi rehberinde anlattık. Bu aşamada hangi belgenin kullanılacağı; iadenin zamanına, alıcının bireysel ya da kurumsal olmasına ve belge türüne göre değişir. e-Fatura mükellefi bir şirket iade ederken genellikle iade faturasını kendisi düzenler. Bireysel alıcıdan gelen iadede uygulama farklıdır.
Kısmi iade ve değişim
Çok kalemli bir siparişte yalnızca bir ürün geri gelebilir ya da müşteri ürünü başka bir bedenle değiştirmek isteyebilir. Bu durumlarda tüm siparişi iptal etmek yerine yalnızca ilgili kalemi düzeltmek gerekir. Değişimin belgeye nasıl yansıyacağını tek tip bir kurala bağlayın; her değişimde yeniden karar vermek, ekipler arasında farklı uygulamalara yol açar.
Depoya dönen ürün: kabul anının kontrolleri
İade paketinin depoya ulaştığı an, üç hattan ilkinin tamamlandığı andır. Burada atılan adımlar, sonraki iki hattın doğru ilerlemesini belirler:
- Paketi siparişle eşleştirin. Paketin hangi siparişe ait olduğunu bulun ve siparişi iptal/iade ekranında açın. Eşleşmeyen paketleri ayrı bir rafta bekletin.
- Ürünü kontrol edin. Ürün sağlam mı, kusurlu mu, eksik parça var mı? Pazar yerine itiraz edecekseniz bu kontrolün kaydı size dayanak olur.
- Durumu yazın. Kimin, ne zaman ve hangi durumda teslim aldığını kısa bir notla kaydedin.
- Belge sorumlusuna devredin. Depo belge düzenlemez; kontrolün bittiğini belge sorumlusuna bildirir.
- Stoğu ayırın. Stok takibini portalda yürütüyorsanız iade edilen ürünün stoğa dönüşünü kontrol listesine ekleyin. Satılamayacak durumdaki ürünü satılabilir stokla karıştırmayın.
Belge hattı: karar tablosu ve iade faturası
Kararı bir kez verin, tabloya yazın
İade belgesinde en çok zaman kaybettiren şey, her iadede aynı soruyu yeniden sormaktır. Mali müşavirinizle oturup sık gördüğünüz durumları bir tabloya dökün ve bu tabloyu müşteri hizmetleri ile muhasebe ekibinizle paylaşın:
| Durum | Belge yaklaşımı | Sorumlu |
|---|---|---|
| Fatura kesilmeden iptal | Belge gerekmez | Müşteri hizmetleri |
| Fatura kesildi, ürün gönderilmeden iptal | Mali müşavirinizle belirleyin | Muhasebe |
| Bireysel alıcıdan tam iade | Mali müşavirinizle belirleyin | Muhasebe |
| e-Fatura mükellefi şirketten iade | Genellikle alıcı iade faturası düzenler; gelen belgelerde karşılayın | Muhasebe |
| Kısmi iade | İade edilen kalem kadar; yöntemi mali müşavirinizle belirleyin | Muhasebe |
| Değişim | Belirlediğiniz tek kurala göre | Muhasebe |
“Mali müşavirinizle belirleyin” yazan satırlar bilinçli olarak açık bırakıldı: bu kararlar işletmenizin durumuna göre değişir ve tablonuzdaki o hücreler mali müşavirinizin cevabıyla doldurulmalıdır.
İade faturasını hazırlamak
Satıcı olarak iade faturası düzenlemeniz gereken durumlarda belgeyi fatura editöründe hazırlarsınız. Taslak kaydetme burada işe yarar: iade talebi geldiğinde taslağı oluşturup bekletir, depo ürünü kontrol ettiğini bildirdiğinde taslağı tamamlarsınız. Ürün size ulaşmadan ve kontrol edilmeden belge düzenlemek, sonradan geri alınması zor bir kayıt yaratır.
Kurumsal alıcının kendi düzenlediği iade faturası ise e-Fatura mükellefiyseniz gelen belgeler bölümüne düşer. Bu belgeyi ilgili satış faturasıyla eşleştirin ve iade edilen kalemlerin, depoya gelen ürünlerle aynı olduğunu kontrol edin.
Para hattı: hakediş ve komisyon
İade edilen siparişin bedeli müşteriye pazar yeri üzerinden geri ödenir ve bu tutar çoğu zaman size yapılacak ödemeden düşülür. Komisyonun iade edilen siparişte nasıl ele alındığı ve dönüş kargosunun kimin üzerinden faturalandığı ise kanaldan kanala değişir. Bu yüzden para hattında iki kontrol yaparsınız:
- Hakediş kesintisi: İade edilen siparişin tutarı, pazar yerinin ödeme dökümünde kesinti olarak görünüyor mu?
- Gelen faturalar: Komisyon ve kargo faturalarında iade edilen siparişler beklediğiniz gibi yansımış mı?
Gelen komisyon ve kargo faturalarının kontrolünü ve ay sonundaki karşılaştırmayı kargo ve komisyon faturaları rehberinde adım adım anlattık. Ticari senaryoyla gelen bir faturada iadeyle ilgili bir uyuşmazlık görürseniz 8 günlük yanıt süresi içinde karar verin.
Haftalık iade mutabakatı
Üç hattı aynı hizada tutmanın en pratik yolu, haftada bir kez üç listeyi yan yana koymaktır:
- iptal/iade ekranında görünen siparişler,
- depoya giriş kaydı yapılan iade paketleri,
- düzenlenen ya da gelen iade belgeleri.
Her iade, üç listenin üçünde de yer almalı ya da neden yer almadığını açıklayan bir notu olmalıdır. Uyuşmazlıklar genellikle şu üç tipten birine girer:
| Uyuşmazlık | Olası neden | Yapılacak |
|---|---|---|
| Ekranda var, depoda yok | Paket henüz yolda ya da kayboldu | Kargo takibine bakın, gerekiyorsa pazar yerine bildirin |
| Depoda var, belge yok | Devir adımı atlandı | Belge sorumlusuna iletin, taslağı tamamlayın |
| Belge var, depoda ürün yok | Belge erken düzenlendi | Ürünün durumunu netleştirin, mali müşavirinize danışın |
İade ekranının pazar yeri operasyonundaki yerini pazar yeri faturalama sayfasında, satış faturası tarafındaki genel kuralları pazar yeri faturası nasıl kesilir rehberinde bulabilirsiniz.
Kayıpsız iade için kısa liste
- İadeyi ürün, belge ve para olmak üzere üç ayrı hat olarak izleyin.
- Fatura kesilmeden gelen iptal ile kesildikten sonra gelen iadeyi ayırın.
- Depoda kabul anında paketi siparişle eşleştirin ve kontrolü kayda alın.
- Belge kararlarını mali müşavirinizle bir kez verip tabloya yazın.
- İade faturasını taslakta bekletip ürün kontrolünden sonra tamamlayın.
- Haftada bir kez üç listeyi karşılaştırın; açıklamasız kalan iade bırakmayın.
İade düzeninizi portaldaki iptal/iade ekranı üzerinden kurmak isterseniz bize yazın.