Kampanya günü yaşanan fatura sorunlarının çoğu o gün doğmaz. Haftalar önce eklenen bir ürünün yanlış KDV oranında, alelacele kurulan bir kupon kurgusunda ya da kimin neye bakacağının belirsiz kalmasında başlar. Normal bir günde fark edilmeyecek küçük bir hata, kampanya günü sipariş sayısıyla çarpılır. Hazırlığı üç döneme ayırmak işi yönetilebilir kılar: kampanyadan önce hatayı sipariş gelmeden yakalamak, kampanya günü ritmi korumak, kampanyadan sonra iade ve gelen faturaları kapatmak.
Kampanyadan önce: hatayı sipariş gelmeden yakalayın
Otomatik fatura kesim, siparişteki bilgiyi faturaya taşır. Ürün kartındaki bir hata da aynı yoldan faturaya gider. Bu yüzden hazırlığın en verimli kısmı, kanal tarafındaki tanımları kampanya başlamadan gözden geçirmektir.
Ürün ve vergi tanımları
Kampanya için yeni ürün eklediyseniz ya da daha önce satmadığınız bir ürün grubuna girdiyseniz şunlara bakın:
- Ürün adları ve varyantlar faturada okunur biçimde mi görünüyor?
- KDV oranları ürün grubuna göre doğru tanımlı mı?
- Kalemlerde IMEI, GTİP ya da marka gibi ek alan gerektiren ürünleriniz varsa bu bilgiler hazır mı?
Yeni bir ürün grubunun ilk siparişlerini otomatik kesim kapalıyken görmek, bir tanım hatasının onlarca faturaya yayılmasını önler. Bunu kampanya gününe bırakmayın; kampanyadan önceki normal günlerde birkaç siparişle deneyin.
Fiyat, kupon ve kargo kurgusu
Kampanya kurgusu, sipariş tutarının beklenenden farklı oluşmasına yol açabilir: sepette indirim, pazar yerinin kendi kuponu, ücretsiz kargo koşulunun değişmesi gibi. Sipariş tutarı doğrulanamadığında fatura kesilmez ve sipariş onaya düşer. Bu bir güvencedir, ama kurguyu önceden düşünmezseniz kampanya günü onay listesi beklediğinizden kalabalık olur.
İndirimin faturaya nasıl yansıyacağı, indirimi kimin karşıladığına göre değişebilir. Sizin tanımladığınız indirim ile pazar yerinin kendi bütçesinden verdiği kupon aynı şekilde ele alınmayabilir. Bu kuralı kampanyadan önce mali müşavirinizle netleştirin. Kargo ve indirimlerin satış faturasındaki yeri için pazar yeri faturası nasıl kesilir rehberine bakabilirsiniz.
Yeni kanal bağlantısı
Kampanyaya yakın bir tarihte yeni bir pazar yeri ya da site bağlıyorsanız deneme ortamındaki kontrolleri ve otomatik kesim kapalıyken geçen ilk günleri kampanyadan önce tamamlayın. Bir kanalı kampanya günü canlıya almak, sorunları en yoğun anda çözmeye çalışmak demektir.
Otomatik kesim kararı ve ekip planı
Açık mı, kapalı mı?
Kampanya günü için çalışma modunu önceden belirleyin; gün içinde yalnızca zorunlu bir tanım değişikliği olursa değiştirin.
| Durumunuz | Kampanya günü için öneri |
|---|---|
| Ürün ve vergi tanımları oturmuş, kanal uzun süredir bağlı | Otomatik kesim açık; onay listesini sık izleyin |
| Kampanya için yeni ürün grubu eklediniz ve ilk siparişleri görmediniz | Kampanyadan önce deneyin; göremediyseniz o dönem için kapalı tutmayı değerlendirin |
| Kanal yeni bağlandı | Kampanyadan önce birkaç gün kontrollü çalışın |
| Kapıda ödeme ya da havale ağırlıklı satış | İptal oranını göz önünde bulundurarak karar verin |
Otomatik kesimi kapalı tutmanız hız kaybı anlamına gelmez. Siparişleri kontrol edip toplu faturalama ile tek seferde faturalarsınız. Kapalı tutmanın gerekçelerini otomatik fatura kesme rehberinde ayrıntılı anlattık.
Kim neye bakacak?
Kampanya günü herkesin işi artar; bu yüzden görevler önceden yazılmalıdır.
- Onay sorumlusu ve yedeği: Onaya düşen siparişleri gün boyunca belirli aralıklarla kontrol eder.
- Depo: Toplama listesiyle çalışır; paketleme turlarının saatlerini önceden bildirir.
- Müşteri hizmetleri: Fatura sorularını arşivden cevaplar, iptal/iade ekranını izler.
- Mağaza sorumlusu: Kanal tarafında acil bir tanım düzeltmesi gerekirse yapar.
Ekipte herkes yalnızca yetkisi kadarını görür; kampanya için geçici destek alıyorsanız yetkiyi işe göre sınırlı tanımlayın. Depoda ya da sahada olan sorumlu, telefonun ana ekranına eklenen mobil uygulamadan bekleyen siparişlere bakabilir.
Kampanya günü: ritmi koruyun
Onay listesi paketleme turundan önce boşalsın
Toplama listesi, faturası kesilmiş siparişlerden oluşur. Onayda bekleyen bir sipariş bu listeye girmez ve depo onu göremez. Bu yüzden her paketleme turundan önce onay listesini kontrol etmek, siparişin hem faturasız hem de gönderilmemiş kalmasını önler. Onaya düşen siparişte izlenecek karar adımlarını otomatik faturalamada onay düzeni yazısında anlattık.
Gün içinde ayar değiştirmeyin
Kampanya günü bir ürünün fiyatını ya da vergi tanımını değiştirmeniz gerekirse, değişiklikten sonra gelen ilk siparişlerin faturalarına bakın. Değişiklik sık ve büyükse otomatik kesimi kısa bir süre kapatıp birkaç siparişi kontrol ettikten sonra yeniden açmak daha güvenlidir.
Çift fatura ve numara endişesi
Yoğun günlerde aynı siparişle iki kişinin ilgilenmesi olağandır. Bir siparişe yalnızca bir fatura kesilir; ikinci fatura oluşmaz. Aynı anda çok sayıda sipariş gelse bile faturalar seri ve yıl bazında boşluksuz sıralı numara alır. Ekibin enerjisini bu konulara değil, onay listesine ve hata mesajlarına ayırın.
Trendyol'da kampanya günü operasyonuna özgü notlar için Trendyol fatura entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.
Kampanyadan sonra: iade dalgası ve gelen faturalar
Kampanya bittiğinde fatura tarafındaki iş bitmez; yön değiştirir.
İptal ve iade
Kampanya sonrasındaki haftalarda iptal ve iade sayısı artabilir. İptal/iade ekranını her gün açın. Faturası kesilmeden iptal edilen siparişlerde belge gerekmez; faturası kesilmiş siparişlerde mali müşavirinizle önceden belirlediğiniz uygulamayı izleyin. İadeleri ürün, belge ve para hatları üzerinden takip etme yöntemini pazar yeri iadelerini kayıpsız yönetmek yazısında anlattık.
Gelen faturalar
Kampanya döneminde reklam ve öne çıkarma gibi ek hizmetler kullandıysanız, pazar yerinden gelen hizmet faturaları da artar. Komisyon ve kargo faturalarıyla birlikte bu belgeleri gelen belgeler bölümünde kontrol edin. Ticari senaryoyla gelen faturalara 8 gün içinde kabul ya da red yanıtı verilebilir; uyuşmazlık görürseniz süreyi kaçırmayın. Kontrolün ayrıntıları kargo ve komisyon faturaları rehberinde.
Değerlendirme
Kampanyanın fatura tarafını birkaç soruyla değerlendirin ve cevapları bir sonraki kampanyanın hazırlık listesine ekleyin:
| Soru | Nereye bakılır |
|---|---|
| Hangi siparişler onaya düştü, neden? | Onay listesine düşen siparişler için tuttuğunuz notlar |
| Tanım hatası çıktı mı? | Hata mesajları, düzeltilen ürün kartları |
| Müşteri hizmetlerine en çok hangi fatura sorusu geldi? | Müşteri hizmetleri notları |
| İadeler belgeyle eşleşti mi? | İptal/iade ekranı, iade belgeleri |
Kampanya ay sonuna denk geldiyse kapanış kontrollerini ay sonu fatura kapanışı yazısındaki sırayla yapın.
Kampanya hazırlığının kısa listesi
- Yeni ürünlerin adlarını, KDV oranlarını ve ek alanlarını kampanyadan önce kontrol edin.
- Kupon, indirim ve kargo kurgusunun faturaya yansımasını mali müşavirinizle netleştirin.
- Yeni kanal bağlantılarını kampanyadan önce tamamlayın.
- Otomatik kesim kararını önceden verin; gün içinde yalnızca zorunlu durumda değiştirin.
- Onay sorumlusunu ve yedeğini belirleyin, yetkileri tanımlayın.
- Her paketleme turundan önce onay listesini boşaltın.
- Kampanya sonrasında iptal/iade ekranını ve gelen faturaları her gün izleyin.
Bir sonraki kampanyadan önce kanallarınızı ve fatura akışınızı birlikte gözden geçirmek isterseniz bize yazın.